Thiết Kế Văn Phòng Làm Việc Theo Từng Phòng Ban

Thiết kế văn phòng làm việc theo từng phòng ban là cách bố trí dựa trên nhịp làm việc của mỗi bộ phận. Kinh doanh cần chỗ gọi điện. Kế toán cần yên tĩnh. Nhân sự cần phòng kín để trao đổi riêng. Khi cả công ty ngồi chung một khuôn, ít nhất một bộ phận sẽ làm việc kém đi. Bài viết đi qua nhu cầu của các phòng ban phổ biến, cách sắp xếp chúng cạnh nhau và những lỗi hay gặp. Nội dung tổng hợp từ kinh nghiệm khảo sát và thi công văn phòng thực tế của đội ngũ VACONS 

1. Vì sao thiết kế văn phòng làm việc không nên giống nhau cho mọi phòng ban? 

Mỗi phòng ban có nhịp làm việc khác nhau. Một khuôn bố trí chung sẽ khiến ít nhất một bộ phận làm việc kém hiệu quả.

1.1. Mỗi bộ phận làm việc theo một nhịp riêng

Hãy thử quan sát một ngày ở văn phòng. Nhân viên kinh doanh gọi điện liên tục từ sáng đến chiều. Kế toán cần tập trung cao khi đối chiếu số liệu cuối tháng. Đội IT di chuyển khắp nơi để hỗ trợ người dùng. Bộ phận nhân sự cần nơi kín đáo để trao đổi chuyện lương, thưởng.

Bốn bộ phận, bốn nhu cầu khác hẳn nhau. Đặt họ chung một khuôn bàn ghế giống hệt sẽ khiến ai cũng phải chịu thiệt một chút.

1.2. Văn phòng làm việc bố trí sai gây tốn kém ra sao? 

Bố trí sai hiếm khi gây hậu quả ngay. Thiệt hại đến từ từ, qua những việc nhỏ lặp lại mỗi ngày. Nhân viên kinh doanh phải ra hành lang nghe điện thoại. Kế toán đeo tai nghe chống ồn suốt buổi. Cuộc trao đổi nhạy cảm về nhân sự bị người ngồi gần nghe thấy.

Sửa những lỗi này sau thi công tốn kém hơn nhiều so với tính đúng ngay khi thiết kế văn phòng làm việc. 

1.3. Văn phòng làm việc theo phòng ban khác gì văn phòng theo ngành?

Chọn mô hình văn phòng theo ngành nghề là bước đầu tiên. Công ty công nghệ hợp với văn phòng linh hoạt. Công ty tài chính hợp với mô hình kết hợp.

Bước thứ hai là đi vào bên trong công ty. Ngay cả ở công ty công nghệ, phòng kế toán vẫn cần yên tĩnh như ở văn phòng luật. Bài này tập trung vào bước thứ hai đó.

2. Phòng giám đốc và ban lãnh đạo cần không gian như thế nào?

Ban lãnh đạo cần sự riêng tư để ra quyết định. Họ vẫn phải dễ tiếp cận để nhân viên không ngại trao đổi.

2.1. Riêng tư nhưng không tách biệt

Phòng giám đốc cần cách âm tốt cho các cuộc gọi với đối tác và họp kín. Tuy vậy, một phòng đóng kín ở cuối hành lang dễ tạo khoảng cách với nhân viên. Giải pháp phổ biến hiện nay là vách kính có rèm hoặc kính mờ một phần. Khi cần riêng tư thì kéo rèm. Lúc bình thường, nhân viên vẫn nhìn thấy lãnh đạo đang ở đâu.

2.2. Ban lãnh đạo cần những khu vực nào? 

• Phòng làm việc riêng, cách âm tốt.
• Một bàn họp nhỏ cho bốn đến sáu người ngay trong phòng hoặc kế bên.
• Tủ lưu trữ hồ sơ quan trọng có khóa.
• Lối đi thuận tiện từ khu lễ tân, để tiếp khách không phải đi xuyên khu làm việc chung.

2.3. Nên đặt phòng lãnh đạo ở đâu?

Trước đây, phòng lãnh đạo hay chiếm góc có tầm nhìn  đẹp hoặc nhiều ánh sáng tự nhiên. Một số doanh nghiệp đã làm ngược lại. Họ dành góc đẹp nhất cho khu làm việc chung hoặc pantry. Lý do: mỗi ngày có nhiều người được hưởng ánh sáng đó hơn.

3. Phòng kinh doanh cần văn phòng làm việc ra sao?

Phòng kinh doanh cần nhiều chỗ gọi điện và phòng gặp khách nhanh. Không gian cũng cần đủ sôi động để giữ nhịp làm việc.

3.1. Đặc thù của phòng kinh doanh

Nhân viên kinh doanh dành nhiều thời gian nói chuyện điện thoại và họp trực tuyến với khách hàng. Họ cũng hay ra ngoài gặp khách, nên không phải lúc nào cũng ngồi tại bàn. Tiếng nói chuyện liên tục là đặc điểm tự nhiên của bộ phận này, không phải lỗi.

3.2. Phòng kinh doanh cần những khu vực nào?

• Buồng gọi điện: buồng nhỏ một người, cách âm, để gọi khách hàng mà không ảnh hưởng người xung quanh.
• Phòng họp nhanh: phòng nhỏ hai đến bốn người, đặt gần lễ tân để đón khách không hẹn trước.
• Bàn làm việc dùng chung: khi nhân viên ra ngoài nhiều, không cần mỗi người một bàn cố định.
• Bảng mục tiêu: màn hình hoặc bảng hiển thị doanh số, tạo động lực cho cả nhóm.

3.3. Đặt phòng kinh doanh ở vị trí nào?

Phòng kinh doanh nên đặt gần lối vào và khu lễ tân. Nhân viên ra vào nhiều, khách hàng đến gặp cũng nhiều. Đặt sâu bên trong sẽ khiến luồng người đi xuyên qua các bộ phận khác. Kết quả là ồn và mất tập trung.

4. Phòng kế toán, tài chính cần gì trong văn phòng làm việc?

Phòng kế toán cần yên tĩnh để làm số liệu, và cần khóa kỹ mọi thứ liên quan đến tiền. 

4.1. Yên tĩnh để tập trung

Công việc kế toán đòi hỏi độ chính xác cao. Một con số sai có thể kéo theo cả chuỗi lỗi trong báo cáo. Vì thế, phòng kế toán nên tách khỏi khu ồn. Với văn phòng mở, khu kế toán ít nhất phải có vách ngăn cao. Một cách khác là đặt ở góc xa lối đi chính.

4.2. Phòng kế toán cần những yếu tố bảo mật nào? 

Phòng kế toán xử lý bảng lương, hợp đồng và số liệu tài chính nhạy cảm. Những yếu tố bảo mật cần có:

• Kiểm soát ra vào bằng thẻ từ hoặc khóa riêng.
• Màn hình máy tính quay vào tường, không quay ra lối đi.
• Kho hồ sơ có khóa, chỉ người có thẩm quyền mới mở được.
• Máy in, máy hủy tài liệu riêng, không dùng chung với cả công ty.

4.3. Hồ sơ kế toán phải lưu bao lâu và nên đặt kho ở đâu? 

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán lưu ít nhất 5 năm. Chứng từ dùng ghi sổ và báo cáo tài chính năm phải lưu ít nhất 10 năm. Một số tài liệu phải lưu vĩnh viễn.  Kho lưu trữ cần đặt gần phòng kế toán, khô ráo và có kệ chắc chắn. Diện tích kho hay bị đánh giá thấp khi thiết kế. Sau vài năm hoạt động, kho chật trở thành vấn đề.

5. Phòng nhân sự cần không gian làm việc như thế nào?

Phòng nhân sự cần nơi kín đáo cho những cuộc trò chuyện riêng tư. Bộ phận này cũng cần một khu đón ứng viên chỉn chu.

5.1. Phòng phỏng vấn riêng

Ứng viên đến phỏng vấn sẽ đánh giá công ty qua chính không gian họ bước vào. Phòng phỏng vấn nên đặt gần lối vào, để ứng viên không phải đi xuyên khu làm việc. Phòng không cần lớn, nhưng phải sáng và cách âm tốt. Bàn ghế gọn gàng cũng là một phần của buổi phỏng vấn. 

5.2. Không gian trao đổi riêng với nhân viên

Bộ phận nhân sự thường xuyên có những cuộc trò chuyện nhạy cảm: góp ý hiệu suất, xử lý mâu thuẫn, thông báo thay đổi lương. Những cuộc nói chuyện này cần một phòng kín, cách âm tốt. Phòng không nên dùng vách kính trong suốt. Chỉ cần người bên ngoài nhìn thấy cũng đủ gây áp lực cho nhân viên bên trong.

5.3. Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự chứa thông tin cá nhân của toàn bộ nhân viên. Tủ hồ sơ cần có khóa và đặt trong phòng nhân sự, không để ở khu chung

6. Phòng IT, kỹ thuật cần gì?

Phòng IT cần hạ tầng vững hơn mọi bộ phận khác. Trọng tâm là phòng máy chủ riêng và nguồn điện ổn định. 

6.1. Phòng máy chủ

Phòng máy chủ giữ dữ liệu và mạng của cả công ty. Phòng này hỏng thì mọi bộ phận cùng dừng. Phòng cần điều hòa riêng chạy liên tục, kể cả cuối tuần. Sàn nâng hoặc máng cáp giúp đi dây gọn gàng và dễ bảo trì. Cửa phòng có khóa, chỉ đội IT mới được vào.

6.2. Khu làm việc của đội IT

Nhân viên IT hay dùng nhiều màn hình cùng lúc. Bàn làm việc cần đủ rộng cho hai, ba màn hình và thiết bị thử nghiệm. Ổ cắm điện và cổng mạng bố trí dày hơn các khu khác. Một khu nhỏ để sửa chữa, cài đặt máy tính cho nhân viên cũng giúp ích nhiều.

6.3. Đặt phòng IT ở đâu?

Phòng IT nên đặt ở vị trí trung tâm. Đội kỹ thuật nhờ vậy dễ đến hỗ trợ mọi bộ phận. Phòng máy chủ thì ngược lại. Phòng này nên đặt ở góc ít người qua lại, gần trục kỹ thuật của tòa nhà.

7. Phòng marketing, sáng tạo cần văn phòng làm việc ra sao?

Phòng marketing làm việc tốt nhất ở nơi có thể kéo ghế lại gần, viết lên tường và nói to mà không phiền ai. 

7.1. Không gian để động não

Ý tưởng marketing hay nảy ra từ những buổi thảo luận nhóm. Bộ phận này cần một góc có bảng trắng lớn, tường dán được giấy ghi chú  và ghế ngồi linh hoạt. Không gian nên mở, khuyến khích mọi người đứng dậy trao đổi.

7.2. Góc chụp ảnh, quay video

Nhiều đội marketing tự sản xuất nội dung cho mạng xã hội. Một góc nhỏ có ánh sáng tốt và phông nền đơn giản là đủ. Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê studio bên ngoài.

7.3. Lưu trữ vật phẩm

Phòng marketing hay có nhiều ấn phẩm, quà tặng, standee cho sự kiện. Một kho nhỏ riêng giúp khu làm việc không bị bừa bộn.

8. Khi thiết kế văn phòng làm việc, nên đặt các phòng ban cạnh nhau ra sao? 

Thiết kế từng khu tốt vẫn chưa đủ. Vị trí tương đối giữa các phòng ban quyết định luồng di chuyển và tiếng ồn của cả văn phòng làm việc. TCVN 4601:2012 về thiết kế công sở cơ quan hành chính nhà nước cũng chia khu theo chức năng. Doanh nghiệp tư nhân có thể dùng tiêu chuẩn này làm tham khảo. 

8.1. Bộ phận phối hợp nhiều nên ngồi gần nhau

Hãy liệt kê xem bộ phận nào làm việc với bộ phận nào nhiều nhất. Ví dụ:

• Kinh doanh và marketing phối hợp hằng ngày về chiến dịch, khách hàng tiềm năng.
• Kế toán và nhân sự cùng xử lý bảng lương, bảo hiểm.
• IT cần tiếp cận mọi bộ phận, nên đặt ở trung tâm.

Đặt các cặp này gần nhau giúp giảm thời gian đi lại và tăng trao đổi trực tiếp.

8.2. Bộ phận ồn tách khỏi bộ phận cần yên tĩnh

Kinh doanh và marketing là hai bộ phận ồn nhất. Kế toán và nhân sự cần yên tĩnh nhất. Giữa hai nhóm này nên có vùng đệm, như phòng họp, kho lưu trữ hoặc pantry. Vùng đệm vừa ngăn tiếng ồn, vừa tận dụng diện tích hợp lý.

8.3. Khu chung đặt ở giữa để kết nối

Pantry, khu nghỉ và phòng họp lớn nên đặt ở vị trí mọi bộ phận đều đến được dễ dàng. Những khu chung này tạo cơ hội để nhân viên các phòng ban gặp nhau, trò chuyện.Ở văn phòng CBRE Hà Nội, khu chung chính là điểm nối các bộ phận. Xem thêm những lưu ý khi thiết kế pantry văn phòng.

9. Bảng tra nhanh: mỗi phòng ban cần gì?

Bảng dưới đây tóm tắt nhu cầu của sáu phòng ban phổ biến trong một công ty.

 

Phòng ban	Đặc thù công việc	Khu vực cần có	Vị trí gợi ý
Ban lãnh đạo	Ra quyết định, họp kín	Phòng riêng cách âm, bàn họp nhỏ	Gần lễ tân, có lối đi riêng
Kinh doanh	Gọi điện, gặp khách nhiều	Buồng gọi điện, phòng họp nhanh	Gần lối vào
Kế toán	Tập trung, bảo mật	Khu yên tĩnh, kho hồ sơ có khóa	Góc xa lối đi chính
Nhân sự	Trao đổi riêng tư	Phòng phỏng vấn, phòng trao đổi kín	Gần lối vào
IT	Hỗ trợ kỹ thuật	Phòng máy chủ, bàn nhiều màn hình	Trung tâm văn phòng
Marketing	Sáng tạo, làm việc nhóm	Góc động não, góc quay chụp	Cạnh phòng kinh doanh

Bảng chỉ là điểm khởi đầu. Mỗi công ty cần điều chỉnh theo quy mô và cách làm việc thực tế của mình.

10. VACONS bố trí phòng ban trong các dự án thực tế ra sao?

Hai dự án dưới đây cho thấy cách VACONS xử lý bài toán phân vùng phòng ban. Mỗi dự án có một mặt bằng khác nhau.

10.1. Văn phòng CBRE tại Hà Nội: ưu tiên tương tác giữa các bộ phận

Văn phòng CBRE tại Hà Nội rộng khoảng 300 m², hoàn thành năm 2022. CBRE áp dụng ý tưởng Workplace360, tập trung tăng tương tác và hiệu quả làm việc giữa nhân viên. VACONS bố trí không gian theo hướng mở, kết hợp ánh sáng tự nhiên và cây xanh. Dự án được tạp chí kiến trúc quốc tế Office Snapshots giới thiệu.

Với diện tích không lớn, bài toán là kết nối các bộ phận mà vẫn giữ trật tự. Khu chung đóng vai trò điểm gặp gỡ, thay vì để các phòng ban tách rời từng khối.

10.2. Văn phòng C&D tại Bitexco Financial Tower: xử lý âm thanh cho môi trường chuyên nghiệp

C&D là doanh nghiệp chuỗi cung ứng thuộc danh sách Fortune Global 500. Văn phòng rộng khoảng 330 m², đặt tại tòa nhà Bitexco Financial Tower, hoàn thành năm 2025. Bảng màu xanh đại dương làm điểm nhấn cho toàn văn phòng. VACONS dùng nỉ tiêu âm kết hợp ván phủ melamine và tấm nhôm. Lớp vật liệu tiêu âm giúp giảm tiếng vọng. Các bộ phận cần tập trung nhờ vậy có không gian yên tĩnh hơn. Xem dự án trên Office Snapshots.

Xem thêm các công trình khác trong danh mục dự án của VACONS.

11. Những sai lầm nào hay gặp khi bố trí phòng ban? 

Đặt phòng kế toán cạnh phòng kinh doanh. Hai bộ phận có nhịp làm việc trái ngược nhau. Kết quả là kế toán mất tập trung, còn kinh doanh phải nói nhỏ lại.

Quên phòng phỏng vấn. Nhiều công ty dùng phòng họp chung để phỏng vấn. Khi phòng họp kín lịch, nhân sự phải phỏng vấn ở pantry hoặc hành lang. Ứng viên đánh giá thấp công ty ngay từ buổi đầu.

Phòng máy chủ không có điều hòa riêng. Điều hòa tòa nhà hay tắt sau giờ hành chính và cuối tuần. Máy chủ quá nhiệt có thể gây sập hệ thống đúng lúc không có ai trực.

Không dự trù chỗ cho bộ phận đang tăng trưởng. Phòng kinh doanh hay tăng người nhanh nhất. Thiết kế nên chừa chỗ mở rộng cho bộ phận này. Một cách khác là dùng vách ngăn văn phòng di động để dễ điều chỉnh.

12. Câu hỏi thường gặp về văn phòng làm việc theo phòng ban

12.1. Công ty nhỏ có cần chia khu theo phòng ban không?

Có, nhưng ở mức đơn giản. Công ty dưới 20 người không cần phòng riêng cho từng bộ phận. Chỉ cần sắp xếp khu ngồi hợp lý: bộ phận ồn ngồi một phía, bộ phận cần yên tĩnh ngồi phía còn lại. Bài bố trí layout khi thiết kế văn phòng nhỏ có thêm gợi ý chi tiết.

12.2. Có nên làm văn phòng mở cho tất cả phòng ban?

Không. Văn phòng mở hợp với kinh doanh, marketing và IT. Xem thêm ưu nhược điểm trong bài các mô hình văn phòng công ty phổ biến. Kế toán, nhân sự và ban lãnh đạo cần không gian riêng tư hơn.

12.3. Phòng họp nên dùng chung hay chia riêng cho từng phòng ban?

Phòng họp lớn nên dùng chung, đặt lịch qua phần mềm. Phòng họp nhỏ hai đến bốn người có thể đặt gần bộ phận họp nhiều, như kinh doanh và marketing.

12.4. Làm sao biết bộ phận nào cần ngồi gần nhau?

Cách đơn giản nhất là hỏi trực tiếp trưởng các phòng ban. Hỏi xem họ làm việc với bộ phận nào nhiều nhất mỗi tuần. Đội thiết kế sẽ dựa trên câu trả lời đó để vẽ sơ đồ quan hệ giữa các bộ phận. Ở VACONS, bước này nằm trong giai đoạn khảo sát, trước khi thiết kế văn phòng làm việc. 

12.5. Bàn làm việc của các phòng ban có cần khác nhau không?

Nên khác nhau về kích thước và phụ kiện. Đội IT cần bàn rộng cho nhiều màn hình. Kế toán cần ngăn kéo có khóa. Nhân viên kinh doanh hay ra ngoài có thể dùng bàn chung. Tham khảo thêm cách chọn mẫu bàn làm việc văn phòng.

12.6. Thiết kế văn phòng làm việc theo phòng ban mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào diện tích và số phòng ban. Theo quy trình của VACONS, văn phòng khoảng 150 m² cần 60–80 ngày. Thời gian tính từ khi ký hợp đồng đến lúc bàn giao.

13. Kết luận

Một bản thiết kế văn phòng làm việc tốt không bắt mọi phòng ban ngồi giống nhau. Phần khó nhất không nằm ở từng khu riêng lẻ. Cái khó là đặt các khu cạnh nhau để bộ phận ồn không lấn sang bộ phận cần yên tĩnh. Đặt đúng vị trí các bộ phận giúp cả công ty phối hợp nhịp nhàng hơn.

Bước quan trọng nhất là khảo sát kỹ cách từng phòng ban làm việc trước khi vẽ. Danh sách việc cần chuẩn bị có trong bài chuẩn bị văn phòng mới gồm những bước nào. VACONS bắt đầu mọi dự án bằng buổi làm việc trực tiếp với các phòng ban. Nội dung gồm số chỗ ngồi, phòng họp và nhu cầu riêng. Đội ngũ đã thực hiện văn phòng cho CBRE, C&D, UOB, CPT Steel cùng nhiều doanh nghiệp quốc tế. VACONS đạt giải VMARK nhiều năm liền, và trụ sở Vacons Villa Tower đạt chứng nhận LEED Gold. Tìm hiểu thêm về dịch vụ thiết kế thi công văn phòng của VACONS.

Liên hệ VACONS để được khảo sát và tư vấn miễn phí:

• Hotline: 0917 886 188 – (028) 3554 0216
• Email: info@vacons.com.vn
• TP.HCM: Số 25 Đường 34, phường An Khánh
• Hà Nội: Tầng 19, Tháp 1, Capital Place, 29 Liễu Giai, phường Ngọc Hà
• Đà Nẵng: 63 Phan Đăng Lưu, phường Hòa Cường