Mỗi doanh nghiệp có cách tổ chức không gian làm việc khác nhau, tùy theo quy mô nhân sự, tính chất công việc và nhu cầu sử dụng thực tế. Vì vậy, các mô hình văn phòng do Vacons thiết kế cũng được phát triển theo nhiều hướng. Hiểu rõ đặc điểm của từng mô hình sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp hơn với cách vận hành và kế hoạch sử dụng lâu dài.
Tìm Hiểu Văn Phòng Công Ty
Không gian làm việc nên được nhìn từ công năng trước. Mỗi mô hình khác nhau ở quá trình sử dụng, dịch vụ hoặc cách vận hành.
Khái niệm
Văn phòng công ty là nơi doanh nghiệp tổ chức làm việc, họp, tiếp khách và xử lý công việc nội bộ. Quyền sử dụng có thể khác nhau. Doanh nghiệp có thể thuê, sở hữu hoặc dùng qua đơn vị vận hành.
Mặt bằng riêng cho phép doanh nghiệp chủ động hơn về layout, nội thất, nhận diện và phòng chức năng. Mô hình dịch vụ thường chuyển một phần việc như lễ tân, internet hoặc quản lý khu chung sang nhà cung cấp. Phạm vi phụ thuộc hợp đồng. Hình thức chưa đủ để phân loại. Một khu mở có bàn dài chưa chắc là coworking. Có cây xanh cũng chưa đủ để gọi là biophilic office.
Chức năng của các loại hình
Chức năng đầu tiên là tạo chỗ làm phù hợp với cách tổ chức nhân sự. Nhóm xử lý hồ sơ cần lưu trữ gần chỗ ngồi. Đội thường họp trực tuyến cần kiểm soát âm thanh. Bộ phận tiếp khách cần đường đi rõ từ sảnh tới phòng họp. Pantry văn phòng phục vụ nghỉ ngơi và ăn uống. Phone booth dành cho cuộc gọi cần riêng tư. Phòng họp cần xét tần suất sử dụng.
Công năng quyết định cách sử dụng hằng ngày. Đội thường tiếp khách sẽ gặp khó nếu phòng họp chung luôn phải đặt trước. Nhóm xử lý thông tin nội bộ cũng cần xem xét mức độ riêng tư trước khi chọn mô hình.
Tiêu chí phân loại
Có thể phân loại theo quyền sử dụng, cách cung cấp dịch vụ và cách tổ chức môi trường làm việc. Cách chia này giúp tránh đặt các khái niệm khác bản chất vào cùng một nhóm.
Văn phòng truyền thống thường cho doanh nghiệp quyền chủ động cao hơn trong việc tổ chức mặt bằng và sử dụng không gian. Trong khi đó, văn phòng ảo, coworking office, shared office chủ yếu khác nhau ở cách cung cấp dịch vụ, chỗ ngồi, quyền sử dụng các khu vực chung. Căn hộ dạng office lại là mô hình bất động sản kết hợp giữa không gian office và chức năng lưu trú.
Tùy dự án sẽ tập trung vào cây xanh, ánh sáng tự nhiên, các yếu tố gợi liên hệ với thiên nhiên. Smart office sử dụng cảm biến, dữ liệu và hệ thống quản lý để hỗ trợ vận hành không gian. Hai hướng này vẫn có thể được áp dụng trong một văn phòng truyền thống.
Các Loại Hình Văn Phòng Phổ Biến Tại Việt Nam
Văn phòng truyền thống
Văn phòng truyền thống thường là mặt bằng riêng do một doanh nghiệp thuê hoặc sở hữu. Doanh nghiệp tự quyết định khu làm việc, phòng họp, pantry và nhận diện trong phạm vi được phép cải tạo.
Mức chủ động cao hơn. Phần setup cũng nhiều hơn. Doanh nghiệp phải xử lý thiết kế, hồ sơ kỹ thuật, vật liệu, thi công và phối hợp MEP. Mô hình này hợp với doanh nghiệp cần riêng tư hoặc nhiều phòng chức năng. Khi cải tạo mặt bằng riêng, đơn vị thiết kế thi công chuyển nhu cầu sử dụng thành layout, hồ sơ kỹ thuật và kế hoạch triển khai.
Các mô hình văn phòng theo dịch vụ
Nhóm này giảm phần việc doanh nghiệp phải tự tổ chức trước khi vào làm. Mỗi loại lại cho quyền sử dụng khác nhau. Cần đọc đúng bản chất.
Văn phòng ảo (Virtual Office)
Virtual Office chủ yếu cung cấp địa chỉ giao dịch và dịch vụ hành chính theo gói. Gói có thể kèm nhận thư hoặc quyền đặt phòng họp. Đó không phải chỗ ngồi cố định theo mặc định.
Mô hình phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự làm việc phân tán hoặc từ xa nhưng vẫn cần địa chỉ giao dịch. Trước khi ký, cần kiểm tra quyền sử dụng địa chỉ, nhận thư, phòng họp. Các điều kiện liên quan tới địa chỉ doanh nghiệp cần được đối chiếu theo hồ sơ cụ thể và quy định áp dụng tại thời điểm sử dụng.
Coworking Space – Văn phòng làm việc chung
Coworking tập trung vào không gian dùng chung. Người sử dụng có thể thuê chỗ ngồi hoặc phòng riêng tùy cách vận hành. Pantry và phòng họp thường được chia sẻ theo chính sách của địa điểm. Đội hay họp cần kiểm tra lịch. Nhóm gọi điện nhiều nên xem booth và khu yên tĩnh. Startup hoặc nhóm dự án có quy mô thay đổi thường quan tâm khả năng tăng giảm chỗ theo điều kiện hợp đồng.
Văn phòng chia sẻ (Shared Office)
Shared Office cũng dùng chung một phần hạ tầng, nhưng thường được hiểu là nhiều doanh nghiệp chia sẻ mặt bằng hoặc tiện ích theo điều kiện vận hành cụ thể. Doanh nghiệp nên kiểm tra chỗ ngồi có cố định không, phòng riêng có khóa không và khu họp tính theo lượt hay theo gói.
Chọn nhóm dịch vụ theo nhu cầu sử dụng
Doanh nghiệp chỉ cần địa chỉ giao dịch sẽ có tiêu chí khác đội ngũ làm việc tại chỗ mỗi ngày. Khi nhân sự có mặt thường xuyên, chất lượng chỗ ngồi, tiếng ồn, phòng họp và bảo mật cần được xem trực tiếp.
Nhóm nhỏ có thể ưu tiên không gian dùng sẵn. Khi số người tăng hoặc nhiều phòng ban cần tách riêng, mặt bằng riêng đáng được đưa vào so sánh.
Đừng chỉ hỏi giá. Hãy hỏi quyền sử dụng. Doanh nghiệp nên ghi trước số người, tần suất họp, nhu cầu tiếp khách, giờ làm và kế hoạch tăng nhân sự. Đây là dữ liệu cần thiết để so các phương án trên cùng nhu cầu thực tế.
Khám phá: Top 10 văn phòng đẹp thiết kế bởi Vacons tại Hà Nội và TPHCM
Các Mô Hình Văn Phòng Theo Không Gian Và Công Nghệ
Căn hộ văn phòng (Officetel)
Officetel là tên ghép từ “office” và “hotel”, thường dùng cho loại bất động sản kết hợp chức năng làm việc, lưu trú. Khái niệm này nói về sản phẩm bất động sản nhiều hơn cách bố trí nội thất.
Officetel có thể phục vụ công việc, nhu cầu lưu trú theo công năng dự án. Tên thương mại không đủ để suy ra quyền đăng ký trụ sở hoặc phạm vi sử dụng. Hồ sơ dự án phải được kiểm tra. Nếu dùng thường xuyên, doanh nghiệp nên xét thêm lối tiếp cận, khu họp và điều kiện cải tạo. Không nên chọn chỉ vì diện tích hoặc cách bài trí ban đầu phù hợp.
Văn phòng xanh (Biophilic Office)
Biophilic Office tập trung vào mối liên hệ giữa con người và tự nhiên trong môi trường xây dựng. WELL mô tả biophilia qua yếu tố môi trường, ánh sáng, bố cục, mô thức tự nhiên, tương tác với tự nhiên.
Cây xanh chỉ là một phần. Ánh sáng tự nhiên, tầm nhìn, vật liệu gợi liên hệ với tự nhiên cũng cần được tính đến. Cách bố trí quyết định người sử dụng thực sự tiếp cận những yếu tố đó ra sao. Thiết kế phải đi theo điều kiện mặt bằng. Khu gần cửa kính và khu sâu bên trong cần cách xử lý khác.
Văn phòng thông minh (Smart Office)
Smart Office sử dụng hạ tầng số để thu thập dữ liệu và hỗ trợ vận hành. Siemens mô tả Smart Workplace với cảm biến IoT, dữ liệu sử dụng chỗ ngồi, hệ thống đặt bàn hoặc phòng họp. Ứng dụng khá cụ thể. Có thể dùng cảm biến hiện diện, đặt phòng họp, kiểm soát ra vào hoặc quản lý chỗ ngồi.
Việc lựa chọn mô hình phụ thuộc vào quy mô nhân sự cũng như kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Vacons có nhiều kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai thiết kế thi công nội thất văn phòng theo nhiều mô hình khác nhau. Liên hệ để được tư vấn và theo dõi kênh để cập nhật các tin tức mới nhất.
Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo
- Trụ sở chính: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TPHCM
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 19, Tháp 1, Capital Place, 29 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Hotline: (+84) 917.886.188 – (028)355.402.16
- Email: info@vacons.com.vn
- Website: https://vacons.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/vacons.architect
- LinkedIn: https://vn.linkedin.com/company/vacons-company
