Chuẩn bị văn phòng mới cần đi theo trình tự từ xác định nhu cầu, khảo sát mặt bằng, kiểm tra kỹ thuật đến thiết kế, thủ tục, thi công, nghiệm thu đến vận hành. Trong phạm vi bài dưới đây từ Vacons, quá trình được chia thành 9 bước để doanh nghiệp kiểm soát đầu việc, hạn chế thay đổi muộn.

Lập Kế Hoạch Văn Phòng Mới Và Khảo Sát Mặt Bằng

Giai đoạn đầu cho văn phòng mới cần trả lời ba câu hỏi: doanh nghiệp cần gì, mặt bằng nào phù hợp, hiện trạng kỹ thuật cho phép triển khai đến đâu. Đây là dữ liệu đầu vào cho thiết kế, ngân sách sau đó.

Xác định nhu cầu và dự trù ngân sách đầu tư

Kế hoạch cho văn phòng mới nên bắt đầu từ số lượng nhân sự, cách doanh nghiệp vận hành. Headcount chỉ là một phần. Đội dự án còn cần biết cơ cấu phòng ban, nhu cầu họp, khu tiếp khách, pantry, lưu trữ, phòng IT hoặc những không gian riêng theo đặc thù công việc.

văn phòng mới
Văn phòng mới được xem xét từ nhu cầu sử dụng

Kế hoạch tăng nhân sự cũng cần được ghi nhận nếu doanh nghiệp đã có dữ liệu. Không nên tự cộng thêm một tỷ lệ diện tích cố định khi chưa xác định nhu cầu thực tế. Ngân sách nên được chia theo phạm vi công việc. Tùy dự án, danh mục có thể gồm:

  • Chi phí thuê cùng các khoản liên quan đến mặt bằng
  • Thiết kế nội thất cùng hồ sơ kỹ thuật
  • Hệ thống MEP, hạng mục fit-out
  • Nội thất rời, đồ gỗ đặt theo thiết kế
  • Thiết bị IT, AV hoặc kiểm soát ra vào
  • Chi phí di chuyển tài sản nếu chuyển địa điểm

Lựa chọn vị trí và diện tích văn phòng phù hợp

Diện tích phù hợp không thể xác định chỉ bằng số nhân sự. Hai doanh nghiệp cùng headcount có thể cần mặt bằng khác nhau. Do số phòng họp, mô hình làm việc, khu tiếp khách hoặc nhu cầu lưu trữ khác nhau. Hình dạng sàn cũng đáng xem xét. Một mặt bằng có diện tích lớn. Nhưng nhiều cột, góc chết hoặc lõi kỹ thuật chia cắt có thể khó bố trí hơn một sàn nhỏ nhưng vuông vức. Khi khảo sát vị trí, doanh nghiệp nên kiểm tra:

  • Khả năng tiếp cận bằng phương tiện cá nhân lẫn công cộng
  • Chỗ đậu xe cho nhân sự hoặc khách
  • Diện tích sử dụng thực tế của mặt bằng
  • Hình dạng sàn, cột, lõi giao thông
  • Giờ vận hành của tòa nhà
  • Điều kiện vận chuyển vật tư khi thi công
  • Khả năng mở rộng nếu đã có kế hoạch rõ ràng

Đánh giá hiện trạng kỹ thuật mặt bằng thuê

Khảo sát kỹ thuật nên diễn ra trước khi khóa layout. Đội thiết kế cần biết những giới hạn đang có thay vì chỉ làm việc trên bản vẽ mặt bằng.
Các hạng mục thường cần kiểm tra văn phòng mới gồm nguồn điện, HVAC, hệ thống PCCC, cấp thoát nước, viễn thông, cao độ trần, hiện trạng sàn. Với dự án có phòng server, pantry văn phòng lớn hoặc thiết bị đặc thù, yêu cầu kỹ thuật còn phải đi sâu hơn:

  • Nguồn điện, công suất có thể sử dụng
  • Vị trí cấp gió, hồi gió, thiết bị HVAC
  • Hạ tầng PCCC hiện hữu trên mặt bằng
  • Điểm cấp thoát nước nếu có pantry
  • Tuyến cáp mạng, khu vực đặt tủ rack
  • Cao độ trần cùng các hệ thống phía trên trần
  • Đường vận chuyển vật tư, khu tập kết

Chọn Đơn Vị Thiết Kế Văn Phòng Mới 

Sau khi có brief, dữ liệu mặt bằng, doanh nghiệp có thể đánh giá đơn vị thực hiện. Hồ sơ năng lực nên được xem cùng phạm vi thiết kế, khả năng xử lý kỹ thuật, cách quản lý dự án.

Tiêu chí đánh giá nhà thầu thiết kế thi công văn phòng mới

văn phòng mới
Vacons Villa Tower đạt chứng nhận LEED Gold

Không nên đánh giá nhà thầu chỉ qua hình ảnh 3D. Doanh nghiệp cần xem các dự án đã bàn giao, loại hình khách hàng từng phục vụ, đội ngũ kỹ thuật, khả năng điều phối MEP và phạm vi hồ sơ sau thiết kế.

Nếu dự án hướng tới chứng nhận công trình xanh, nhà thầu cần có kinh nghiệm đáp ứng các tiêu chí của hệ thống LEED hoặc WELL. Theo USGBC, cấp độ LEED Gold trong hệ thống đánh giá nội thất (ID+C) yêu cầu công trình đạt từ 60 đến 79 điểm trên thang 110 điểm.

Sở hữu danh mục hơn 1.000 dự án văn phòng, Vacons cung cấp giải pháp thiết kế và thi công hoàn thiện đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật này. Trụ sở Vacons Villa Tower hoàn thành năm 2023 theo mô hình Design & Build, cho thấy năng lực thực tế khi triển khai công trình xanh của đơn vị.

Thống nhất ý tưởng thiết kế và bản vẽ kỹ thuật

Concept trả lời câu hỏi không gian sẽ có định hướng gì về hình ảnh, vật liệu, trải nghiệm sử dụng. Bản vẽ kỹ thuật đi sâu vào cách công trình được triển khai thực tế.
Trước khi phát triển chi tiết, layout cần được kiểm tra với headcount, luồng sử dụng. Sau đó, hồ sơ có thể phát triển theo phạm vi hợp đồng:

  • Layout, mặt bằng bố trí
  • Phối cảnh 3D cho khu vực cần thể hiện
  • Bản vẽ trần, sàn, vách
  • Chi tiết đồ gỗ hoặc hạng mục đặt riêng
  • Hồ sơ điện, chiếu sáng và các phần MEP liên quan
  • Danh mục vật liệu, thông số cần phê duyệt

Hoàn tất hồ sơ pháp lý và thủ tục với tòa nhà

Quy định của ban quản lý văn phòng mới và nghĩa vụ pháp lý là hai nhóm khác nhau. Tòa nhà có thể yêu cầu đăng ký nhân sự thi công, thời gian làm việc, đặt cọc, bảo hiểm, hồ sơ vật liệu hoặc quy trình vận chuyển. Các yêu cầu này cần được lấy trực tiếp từ ban quản lý.
PCCC phải được xem xét theo trường hợp công trình cụ thể. Luật số 55/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Nghị định 105/2025/NĐ-CP, cũng có hiệu lực từ ngày này, quy định chi tiết một số nội dung thi hành.

Nghiệm Thu Và Bàn Giao Vận Hành Văn Phòng Mới

Khi hồ sơ đã đủ để triển khai, các thủ tục cần thiết được xử lý, dự án chuyển sang thi công. Ở giai đoạn này, kiểm soát bản vẽ, vật liệu và các mốc nghiệm thu cần đi cùng tiến độ.

Giám sát tiến độ thi công hoàn thiện nội thất

Tiến độ nên được chia theo các hạng mục có quan hệ phụ thuộc. Vách, trần, hệ thống điện, HVAC, PCCC, sàn, đồ gỗ, thiết bị không thể triển khai tách rời hoàn toàn. Quản lý tiến độ không đơn thuần là ghi ngày bắt đầu và kết thúc. Đội dự án cần biết công việc nào đang chặn công việc tiếp theo.

Quy trình nghiệm thu văn phòng mới

Nghiệm thu nên được thực hiện theo từng phần thay vì chờ đến ngày cuối cùng. Những hạng mục bị che khuất sau trần hoặc vách cần được kiểm tra đúng thời điểm. Nội dung nghiệm thu tùy phạm vi hợp đồng, nhưng có thể xem xét:

  • Kích thước, vị trí so với bản vẽ văn phòng mới đã duyệt
  • Vật liệu thực tế so với mẫu đã phê duyệt
  • Hoạt động của hệ thống điện, chiếu sáng
  • Kiểm tra HVAC tại các khu vực sử dụng
  • Hạng mục PCCC thuộc phạm vi thi công
  • Độ hoàn thiện của sàn, trần, vách và đồ gỗ
  • Các lỗi cần sửa trước khi bàn giao
văn phòng mới
Nghiệm thu kỹ trước khi bàn giao

Lắp đặt thiết bị và đưa vào vận hành

Trước ngày nhân sự chuyển vào, doanh nghiệp cần vận hành thử trước. Đừng chờ ngày đầu tiên mới thử. Bộ hồ sơ bàn giao thường gồm bản vẽ hoàn công (as-built), phiếu bảo hành. Có thêm hướng dẫn sử dụng thiết bị, danh sách các lỗi nhỏ cần xử lý nốt. Người phụ trách vận hành cần kiểm tra và nhận đủ các giấy tờ này trước khi nhà thầu rút khỏi công trình.

Xem thêm: Đèn trang trí văn phòng đẹp

Quá trình chuẩn bị văn phòng mới đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa kế hoạch vận hành, hiện trạng kỹ thuật và năng lực triển khai thực tế của nhà thầu. Để nhận thêm nhiều tin tức về thiết kế thi công văn phòng, theo dõi Vacons để được cập nhật liên tục nhé!

Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo