Mặt bằng có thể đặt đủ bàn trên bản vẽ, nhưng khi dùng lại thấy chật. Ghế chắn lối, khách đi xuyên khu làm việc, pantry xa điểm cấp thoát nước. Vấn đề cần được giải quyết là văn phòng vận hành theo nhu cầu thực tế. Thống nhất được số lượng bàn ghế, khu vực chức năng cần thiết cho diện tích hạn chế. Với thiết kế văn phòng nhỏ, layout nên đi từ nhu cầu sử dụng và điều kiện thật của mặt bằng. Xem ngay nội dung Vacons chia sẻ bên dưới về các bố trí layout hiệu quả.
Xác định trước khi bố trí layout thiết kế văn phòng nhỏ
Xác định số người khi thiết kế văn phòng nhỏ
Khi làm thiết kế văn phòng nhỏ, đừng lấy tổng số đầu người rồi chia đều diện tích. Nên tách số người ngồi cố định, nhóm thường xuyên ra ngoài, nhân sự hybrid, mức tăng dự kiến,… Giải quyết bài toán “bao nhiêu người thực sự có mặt cùng một thời điểm?”. Cách tính này sát với nhu cầu sử dụng hơn tổng số nhân sự trên danh sách. Một số bộ phận thường xuyên đi gặp khách sẽ có cách dùng chỗ ngồi khác với nhóm làm việc cố định tại văn phòng.
Chọn công năng theo tần suất sử dụng
Văn phòng nhỏ khó dành từng phòng riêng cho mọi hoạt động. Khu vực làm việc, phòng họp, in ấn, lưu trữ hồ sơ nên được xác định trước. Pantry, phone booth hay khu trao đổi nhanh phụ thuộc vào cách làm việc thực tế. Thiết kế có thể chuyển sang phòng họp gọn hơn thay vì dùng một phòng lớn tốn diện tích. Đánh giá thêm tần suất sử dụng trong ngày. Nếu tần suất thấp, nên cân nhắc công năng đó có thể dùng chung với khu khác hay không.
Khảo sát mặt bằng khi thiết kế văn phòng nhỏ
Cùng 150 m² nhưng hai mặt bằng chưa chắc đặt được cùng số chỗ ngồi. Cột, cửa, hộp kỹ thuật, mặt kính, cao độ trần và hệ MEP hiện hữu đều ảnh hưởng đến cách chia không gian. Mặt bằng không cột sẽ dễ dàng tùy biến không gian linh hoạt hơn ở một số tòa nhà văn phòng. Khi khảo sát, cần ghi nhận các vị trí điều hòa, sprinkler, đầu báo, tủ điện, điểm cấp thoát nước cùng các quy định fit-out. Các dữ liệu này có thể buộc layout thay đổi khi đi vào kỹ thuật.
Xem thêm: Tiêu Chuẩn Thiết Kế Thi Công Văn Phòng Trong Tòa Nhà Hạng A
Cách bố trí layout khi thiết kế văn phòng nhỏ theo từng bước
Bước 1: Xếp khu chức năng theo mối quan hệ sử dụng
Cần có sự sắp xếp hợp lý: reception, phòng họp khách nên gần lối vào. Máy in hoặc khu lưu trữ hồ sơ nên ở vị trí để nhiều nhóm tiếp cận được. Pantry cần xem xét đường cấp thoát nước trước khi chọn vị trí. Khi thiết kế văn phòng nhỏ, đặt sai một khu có thể kéo theo lối đi dài hơn, thêm vách hoặc phải dời hệ thống kỹ thuật. Do đó, cần bố trí theo mối quan hệ sử dụng trước, rồi mới quan tâm đến việc chia diện tích đều giữa các phòng.
Bước 2: Bố trí workstation nhưng không chặn lối đi
Đủ bàn chưa có nghĩa là layout đã ổn. Sau khi đặt khu vực làm việc, hãy đọc bản vẽ như một người đang đi trong văn phòng. Từ cửa vào chỗ ngồi có phải vòng qua bàn khác không? Ghế kéo ra có bị chắn đường hoặc va chạm với nhau không? Người đi từ pantry có phải đi ngang các khu vực cần tập trung không? Đây là bước dễ bị bỏ qua vì bản vẽ nhìn từ trên xuống thường thoáng hơn trải nghiệm thật.
Bước 3: Dùng không gian linh hoạt ở đúng chỗ
Có thể cân nhắc phòng họp nhỏ, phone booth, khu vực hợp tác hoặc pantry kết hợp chỗ trò chuyện ngắn. Các team thường xuyên gọi điện, họp online hoặc xử lý thông tin riêng tư vẫn cần không gian kín hoặc các giải pháp âm học. Dự án văn phòng nhỏ nên đi theo hành vi làm việc, thay vì áp dụng một kiểu văn phòng mở cho toàn bộ công ty. Không gian linh hoạt cũng không đồng nghĩa với việc bỏ hết vách. Một số khu cần yên tĩnh vẫn nên được tách ra. Phần linh hoạt nên dành cho những hoạt động có thời gian sử dụng ngắn hoặc số người thay đổi thường xuyên.
Các hạng mục kiểm tra trước khi duyệt layout thiết kế văn phòng nhỏ
Đi thử layout thiết kế trên bản vẽ
Tạo giả lập một vòng sử dụng bắt đầu từ cửa vào, chỗ ngồi, phòng họp, máy in, pantry, toilet rồi quay ra lối chính. Phân bổ hợp lý theo lối đi, các khu vực cần đặt cạnh nhau mà không ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Sau khi thử giả lập, sẽ tạo được layout hợp lý, chuyển từ layout đẹp sang layout tối ưu. Đây là cách kiểm tra phù hợp với thiết kế văn phòng. Nếu có thể, nên kiểm tra thêm các thời điểm đông người như đầu giờ sáng, giờ nghỉ trưa hoặc lúc có khách đến họp. Đây thường là lúc những điểm bất tiện của layout xuất hiện rõ hơn.
Đối chiếu layout với MEP và yêu cầu an toàn
Layout kiến trúc không nên được duyệt tách khỏi hệ thống kỹ thuật. QCVN 06:2022/BXD và Sửa đổi 1:2023 có các yêu cầu về an toàn cháy cho nhà, công trình. Luật số 55/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025; Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều, biện pháp thi hành Luật. Vì điều kiện áp dụng phụ thuộc vào loại công trình, hồ sơ thực tế. Thiết kế không nên lấy một con số lối đi hoặc khoảng cách lối thoát hiểm trên mạng rồi áp cho mọi dự án.
Kiểm tra khả năng tăng người trước khi khóa phương án
Hãy thử thêm khoảng 10% nhân sự vào layout. Đây không phải tỷ lệ bắt buộc, mà là phép thử để xem mặt bằng còn khả năng thay đổi hay không. Nếu phải phá vách, dời pantry hoặc sửa nhiều điểm điện, không gian chỉ để thêm vài bàn, phương án đang khá cứng. Nên xem trước việc mở rộng vị trí làm việc, khả năng đổi công năng của các khu vực làm việc.
Với thiết kế văn phòng nhỏ, khai thác kín từng mét vuông ngay từ đầu chưa chắc phù hợp nếu doanh nghiệp còn kế hoạch tăng người. Layout tốt cần cân bằng số người, công năng, luồng di chuyển, hệ kỹ thuật, khả năng thay đổi. Nếu nhu cầu thường xuyên vẫn chưa có chỗ giải quyết, layout đó vẫn cần chỉnh tiếp. Vacons đã tổng hợp những cách bố trí kết hợp quy trình để tối ưu cho văn phòng có diện tích hạn chế. Theo dõi tin tức mới mỗi ngày từ chúng tôi nhé!
Vacons – Đơn vị thiết kế thi công nhà xưởng uy tín, chuyên nghiệp
- Trụ sở chính: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TPHCM
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 19, Tháp 1, Capital Place, 29 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Hotline: (+84) 917.886.188 – (028)355.402.16
- Email: info@vacons.com.vn
- Website: https://vacons.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/vacons.architect
- LinkedIn: https://vn.linkedin.com/company/vacons-company
