Nhiều chủ đầu tư mở đầu dự án bằng câu hỏi về đơn giá theo mét vuông. Cách này nhanh nhưng dễ dẫn đến báo giá thiếu phạm vi, vật liệu chưa rõ hoặc tiến độ khó kiểm soát. Làm việc với công ty xây dựng nội thất văn phòng là một quy trình ra quyết định. Chủ đầu tư cần biết mình phải chuẩn bị gì, nhà thầu phải cung cấp tài liệu nào và điều khoản nào cần kiểm tra. Để giải đáp những câu hỏi trên, hãy xem ngay nội dung bài viết này từ Vacons nhé!
Chuẩn bị trước khi làm việc với công ty xây dựng nội thất văn phòng
Xác định nhu cầu sử dụng
Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu sử dụng cụ thể bằng cách lập brief. Bao gồm số lượng nhân sự, kế hoạch tăng trưởng, mô hình làm việc và các khu vực cần có. Chủ đầu tư cũng phải xác định thứ tự ưu tiên trong các yếu tố sau:
- Hình ảnh thương hiệu
- Công năng
- Tốc độ hoàn thiện
- Ngân sách xây dựng văn phòng
Khi mục tiêu chưa rõ, công ty xây dựng nội thất văn phòng khó đưa ra giải pháp sát nhu cầu, còn thiết kế dễ phải chỉnh sửa.
Xây dựng ngân sách ban đầu
Ngân sách nên chia thành thiết kế, hoàn thiện, cơ điện, nội thất rời, công nghệ, phí quản lý và dự phòng. Đơn giá theo mét vuông chỉ mang tính tham khảo vì tổng đầu tư còn phụ thuộc vào hiện trạng. Khi nhận báo giá, cần hỏi rõ phần bao gồm cùng phần loại trừ. Nhà thầu phải giải thích cơ sở tính giá, thay vì chỉ đưa ra tổng tiền khó kiểm chứng. Các khoản dễ bị bỏ sót gồm phí thi công ngoài giờ, ký quỹ tòa nhà, vận chuyển bằng thang hàng, bảo vệ sảnh chung, chi phí hoàn trả mặt bằng. Chủ đầu tư nên dành một khoản dự phòng hợp lý cho các điều kiện chưa thể xác định khi khảo sát ban đầu.
Khảo sát hiện trạng và quy định tòa nhà
Khảo sát phải diễn ra trước khi chốt thiết kế. Đội kỹ thuật cần kiểm tra kích thước, cao độ trần, vị trí cột, tải trọng sàn, công suất điện, điều hòa cùng các hệ thống hiện hữu. Chủ đầu tư cũng nên thu thập sổ tay thi công, giờ làm việc cùng yêu cầu phê duyệt. Nếu mặt bằng có sẵn điều hòa chưa đồng nghĩa hệ thống đáp ứng được mật độ nhân sự mới. Tương tự, vị trí đầu báo cháy, đầu phun chữa cháy hoặc cửa thoát hiểm,… Đều là những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí không gian.
Đánh giá đề xuất của công ty xây dựng nội thất văn phòng
Kiểm tra năng lực thực tế
Hồ sơ đẹp chưa đủ để chứng minh khả năng triển khai. Doanh nghiệp nên xem các dự án có diện tích, mô hình hoặc tiêu chuẩn tương đồng. Doanh nghiệp cũng nên gặp đội ngũ phụ trách để biết ai quản lý thiết kế hay dự toán. Qua đó, chủ đầu tư đánh giá được công ty xây dựng nội thất văn phòng có đủ nguồn lực hay không. Cần hỏi rõ phần việc do nhà thầu trực tiếp thực hiện, phần việc do đơn vị phụ thực hiện. Nếu sử dụng nhiều nhà thầu phụ, ai sẽ kiểm soát chất lượng, tiến độ và an toàn tại công trường? Câu trả lời cho thấy khả năng tổ chức thực tế của đơn vị được lựa chọn.
Xem thêm: Địa Chỉ Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng TPHCM Uy Tín
So sánh giải pháp, không chỉ so giá
Hai báo giá có tổng tiền khác nhau, chưa chắc mang lại giá trị khác nhau. Phải so sánh cùng phạm vi, tiêu chuẩn vật liệu với điều kiện thi công mới đánh giá được. BOQ nên ghi rõ hạng mục, khối lượng, đơn giá cùng phần loại trừ. Vật liệu cần có mã, quy cách, xuất xứ hoặc nguyên tắc thay thế tương đương.
Công ty xây dựng đáng tin cậy phải giúp khách hàng hiểu họ đang trả tiền cho giải pháp nào. Nếu báo giá chỉ ghi chung chung như “gỗ công nghiệp”, “kính văn phòng” hoặc “thảm trải sàn”, chủ đầu tư sẽ khó nghiệm thu. Mỗi vật liệu nên được xác định bằng mẫu duyệt, thông số kỹ thuật hoặc thương hiệu tham chiếu trước khi đưa vào hợp đồng.
Thống nhất tiến độ và đầu mối phê duyệt với công ty xây dựng nội thất văn phòng
Tiến độ cần chia thành các mốc để dễ nghiệm thu và kiểm soát chất lượng. Thông thường sẽ có các giai đoạn: thiết kế, duyệt vật liệu, sản xuất, thi công, nghiệm thu, bàn giao. Cần tính cả thời gian tòa nhà phê duyệt lẫn đặt hàng. Khi làm việc với đơn vị xây dựng văn phòng, doanh nghiệp nên yêu cầu lịch tổng thể thể hiện phần việc của cả hai bên.
Thay vì chỉ nhìn số ngày thi công. Chủ đầu tư cần chỉ định người có quyền duyệt bản vẽ, vật liệu, chi phí. Nếu nhiều phòng ban cùng góp ý nhưng không có đầu mối quyết định, hồ sơ dễ bị chỉnh sửa liên tục. Tiến độ vì thế có thể chậm dù công trường chưa xảy ra sự cố.
Rà soát hợp đồng với công ty xây dựng nội thất văn phòng
Làm rõ phạm vi, giá và phát sinh
Hợp đồng phải dẫn chiếu đúng bản vẽ, BOQ, bảng vật liệu cùng tiến độ. Các phụ lục cần cùng phiên bản để tránh báo giá theo hồ sơ cũ. Giá trị hợp đồng phải nêu rõ thuế, phí, lịch thanh toán kèm khoản loại trừ. Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng là nguồn tham khảo khi làm rõ phạm vi, giá cùng cơ chế điều chỉnh.
Công ty xây dựng nội thất văn phòng không nên thực hiện phát sinh khi chưa có phê duyệt bằng văn bản. Mỗi đề nghị phát sinh cần nêu nguyên nhân, khối lượng, đơn giá và ảnh hưởng đến tiến độ. Cơ chế này giúp chủ đầu tư tránh tình trạng nhận một khoản chi phí lớn vào cuối dự án nhưng không đủ căn cứ đối chiếu.
Quy định nghiệm thu, bàn giao và bảo hành
Tiêu chí nghiệm thu cần cụ thể theo từng nhóm công việc. Mẫu vật liệu đã được duyệt nên được lưu để đối chiếu. Hồ sơ bàn giao có thể gồm bản vẽ hoàn công, hướng dẫn vận hành, chứng từ thiết bị và danh mục bảo hành. Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công, bảo trì công trình xây dựng. Vì vậy, hợp đồng cũng cần xác định trách nhiệm sửa lỗi, thời hạn bảo hành.
Hoàn tất checklist trước khi ký
Trước khi ký, chủ đầu tư cần kiểm tra phạm vi, chi phí, tiến độ, chất lượng, trách nhiệm. Bản vẽ phải khớp với BOQ. Vật liệu phải có quy cách. Phát sinh cần được duyệt. Điều kiện nghiệm thu phải đo lường được. Người ký phải đúng thẩm quyền. Lịch thanh toán nên gắn với khối lượng hoàn thành.
Khi các điều kiện đã rõ, công ty xây dựng nội thất văn phòng và chủ đầu tư mới có thể phối hợp trên cùng một kỳ vọng. Doanh nghiệp không nên ký khi hồ sơ vẫn còn nhiều nội dung “sẽ thống nhất sau”. Những chi tiết chưa được chốt có thể trở thành nguyên nhân gây tranh luận về chi phí, thời gian và chất lượng.
Xem thêm: Báo Giá Thiết Kế Thi Công Văn Phòng Trọn Gói
Quy trình rõ ràng không làm dự án chậm hơn. Nó giúp loại bỏ quyết định vội vàng trước khi thi công. Lựa chọn công ty xây dựng nội thất văn phòng cần dựa trên năng lực, giải pháp, phạm vi cam kết và khả năng kiểm soát rủi ro. Khi đầu bài rõ, báo giá minh bạch, hợp đồng chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong dự án. Hy vọng bản tin trên từ Vacons hữu ích cho các chủ đầu tư đang băn khoăn khi làm việc với nhà thầu. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang tìm kiếm công ty thiết kế thi công văn phòng uy tín, liên hệ ngay với chúng tôi nhé!
Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo
- Trụ sở chính: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TPHCM
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 19, Tháp 1, Capital Place, 29 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Hotline: (+84) 917.886.188 – (028)355.402.16
- Email: info@vacons.com.vn
- Website: https://vacons.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/vacons.architect
- LinkedIn: https://vn.linkedin.com/company/vacons-company
