Khi văn phòng trở nên buồn tẻ, lỗi thời làm năng lượng của đội ngũ giảm sút. Đó là lời nhắc nhở rõ ràng rằng môi trường làm việc cần cải tạo văn phòng. Nhưng bạn có biết gì về quy trình cùng những điều cần thiết cho dự án này? Xem ngay bài viết bên dưới từ Vacons để xem quy trình thay đổi diện mạo mới cho văn phòng nhé!

Tìm hiểu khái niệm cải tạo văn phòng

Cải tạo văn phòng là gì?

cải tạo văn phòng
Cải tạo văn phòng là gì?

Cải tạo văn phòng là quá trình nâng cấp hoặc tổ chức lại để đáp ứng tốt hơn nhu cầu hoạt động. Đông thời, định vị lại nhận diện thương hiệu để bắt kịp xu hướng kinh doanh hiện đại. Đó là khoản đầu tư chiến lược có thể xua đi sự nhàm chán trong văn phòng. Biến một văn phòng mệt mỏi thành một môi trường khuyến khích sự sáng tạo, hợp tác.

Sự khác biệt giữa xây dựng và cải tạo văn phòng

Xây dựng văn phòng có nghĩa là bắt đầu lại từ đầu. Tuy nhiên, cải tạo là quá trình tập trung vào việc nâng cao những gì đã tồn tại. Như nâng cấp vật liệu, cách bố trí cùng hệ thống hiện hữu mà không tốn qua nhiều chi phí. Đó là sự lựa chọn thông minh hơn cho các công ty muốn có giao diện mới nhưng có chức năng tốt hơn, trong khi vẫn duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.

Các kiểu cải tạo văn phòng phổ biến

Các dịch vụ cải tạo khác nhau sẽ có giá cùng quy trình khác nhau để đáp ứng nhu cầu của từng không gian:

  • Cải tạo toàn bộ: Điều chỉnh kết cấu, ánh sáng, bố cục, đại tu vật liệu.
  • Cải tạo nội thất: Nâng cấp nội thất, vách ngăn, màu sắc, trang trí.
  • Cải tiến kỹ thuật: Cải tiến hệ thống điện, HVAC, IT, âm thanh.

Tại sao doanh nghiệp nên ưu tiên cải tạo văn phòng

Khi nào là thời điểm thích hợp để cải tạo?

cải tạo văn phòng
Cải tạo khi công ty cần nâng cấp không gian hoặc làm mới thương hiệu

Khi nào là thời điểm thích hợp để cải tạo? Các công ty nên lên kế hoạch cải tạo khi không gian làm việc không còn hỗ trợ các hoạt động hàng ngày. Hoặc các trường hợp như thay đổi hay định vị lại thương hiệu, đòi hỏi một bộ nhận diện hình ảnh mới. Văn phòng được làm mới có thể nâng cao tinh thần của nhân viên, tạo động lực mới mỗi ngày.

Lợi ích của việc cải tạo văn phòng chuyên nghiệp

Việc cải tạo văn phòng được thiết kế tốt sẽ mang lại những lợi ích có thể đo lường được:

  • Nâng cao năng suất: Cách bố trí thông minh giúp nhân viên tập trung, di chuyển hiệu quả.
  • Liên kết thương hiệu: Các yếu tố thiết kế nhất quán phản ánh bản sắc công ty của thương hiệu.
  • Tiết kiệm vận hành: Vật liệu và ánh sáng bền vững giúp giảm chi phí dài hạn.

Xem thêm: Vật Liệu “Hot” Được Ưa Chuộng Trong Thi Công Nội Thất Văn Phòng

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Cần có sựu cân nhắc, dự phòng các trường hợp bởi nhiều dự án cải tạo đi chệch hướng vì quy hoạch kém. Những cạm bẫy thường gặp bao gồm lập ngân sách không rõ ràng. Ngoài ra, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận hay nhà thầu thiếu kinh nghiệm cũng làm giảm chất lượng văn phòng. Những vấn đề này thường dẫn đến sự chậm trễ, chi phí tăng cao và kết quả dưới mức trung bình.

Quy trình cải tạo văn phòng chuyên nghiệp

Bước 1: Đánh giá địa điểm và phân tích nhu cầu

cải tạo văn phòng
Khảo sát mặt bằng và đánh giá thực trạng

Bắt đầu quy trình cải tạo chuyên nghiệp, các chuyên gia bắt đầu bằng việc kiểm tra cấu trúc hiện có. Trong đó, các hệ thông hiện hữu bao gồm điện, vị trí cửa sổ, những hạn chế về không gian. Đồng thời, thu thập thông tin chi tiết từ các phòng ban để đảm bảo rằng bố cục mới hỗ trợ nhu cầu công việc thực tế. 

Xem thêm: Cách Công Ty Thi Công Nội Thất Văn Phòng Khảo Sát Thực Tế

Bước 2: Phát triển ý tưởng

Sau bước đánh giá, các chuyên gia sẽ tạo ra hướng thiết kế trực quan phù hợp với thương hiệu. Phát triển ý tưởng cho từng khu vực chức năng, sao cho phù hợp với xu hướng thiết kế. từ phong cách tối giản hiện đại đến thiết kế mang tính sinh học. Mỗi khu vực, từ nơi làm việc đến khu vực thư giãn, đều được quy hoạch cẩn thận để cân bằng giữa tính thẩm mỹ và hiệu suất.

Bước 3: Lập kế hoạch ngân sách và dự toán chi phí

Ở giai đoạn này, nhà thầu chuẩn bị bảng phân tích chi phí cho tất cả các hạng mục. Rõ ràng cho từng giao đoạn bao gồm vật liệu, nhân công, đồ nội thất. Ngoài ra, còn đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí như tái sử dụng hoặc sản phẩm thân thiện với môi trường.

Bước 4: Trình bày và phê duyệt thiết kế 3D

cải tạo văn phòng
Giao đoạn phê duyệt thiết kế trước khi thi công cải tạo

Trình bày và phê duyệt thiết kế 3D là bước giúp chủ đầu tư hình dung chi tiết văn phòng tương lai của họ. Các sửa đổi được thực hiện dựa trên phản hồi cho đến khi thiết kế cuối cùng hoàn toàn phù hợp.

Bước 5: Giám sát thi công và hiện trường

Giai đoạn cải tạo bao gồm phá dỡ, lắp đặt mới và lắp đặt đồ nội thất. Người quản lý dự án giám sát từng bước, đảm bảo đáp ứng thời hạn và duy trì các tiêu chuẩn an toàn.

Bước 6: Kiểm tra, bàn giao và bảo trì

Sau khi hoàn thành, kiểm tra tất cả các hệ thống ánh sáng, đồ nội thất, điện, nước,… Nhà thầu thi công cung cấp hướng dẫn bảo trì chi tiết. Nhằm đảm bảo văn phòng được cải tạo vẫn bền bỉ và hiệu quả trong nhiều năm tới.

Cải tạo văn phòng là quá trình nâng cấp về mặt hình ảnh, cũng là sự tái đầu tư mang tính chiến lược. Sự cải tạo về hình ảnh tốt mang đến lợi ích củng cố nhận diện thương hiệu. Đồng thời thay đổi môi trường làm việc tích cực hơn song song sự hài lòng lâu dài của nhân viên. Hy vọng bài viết trên từ Vacons hữu ích cho dự án của bạn. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập những mẹo hay cùng tin tức thú vị nhé!

Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo