Việc đầu tư vào không gian làm việc mới là một quyết định chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu cùng hiệu suất của doanh nghiệp. Hợp đồng thi công nội thất là tài liệu pháp lý quan trọng nhất; là căn cứ để bảo vệ quyền lợi của bạn suốt quá trình triển khai dự án. Tránh mọi rủi ro tranh chấp không đáng có. Nội dung hợp đồng càng chi tiết, càng chặt chẽ. Thì khả năng hợp tác thành công với công ty xây dựng càng được đảm bảo. Giúp công trình hoàn thiện đúng chất lượng, tiến độ đã cam kết.

Hãy cùng Vacons phân tích 9 yếu tố then chốt mà bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký vào bất kỳ thỏa thuận nào với đối tác thi công.

Kiểm Tra Tính Pháp Lý và Năng Lực Của Đối Tác (Công Ty Xây Dựng)

Xác Minh Giấy Phép Kinh Doanh, Mã Số Thuế và Hồ Sơ Pháp Lý Liên Quan

Bạn cần nắm rõ chi tiết về các loại giấy phép bắt buộc phải có của công ty xây dựng chuyên thi công nội thất. Để đảm bảo họ đủ điều kiện hoạt động hợp pháp. Việc kiểm tra tính hợp lệ cùng thời hạn hoạt động của doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia là bước kiểm tra sơ bộ không thể bỏ qua. Tầm quan trọng của việc đối chiếu thông tin pháp lý trên giấy tờ với thực tế kinh doanh. Giúp bạn xác nhận độ tin cậy của nhà thầu.

công ty xây dựng
Kiểm tra giấy phép kinh doanh rõ ràng để tránh rủi ro

Đánh Giá Kinh Nghiệm và Năng Lực Thi Công

Bạn cần yêu cầu công ty xây dựng cung cấp hồ sơ năng lực bao gồm các dự án tương tự, đặc biệt là văn phòng, đã hoàn thành thành công trong thời gian gần đây. Việc đánh giá chuyên môn của đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư. Cùng thợ thi công trực tiếp là cần thiết. Đảm bảo chất lượng kỹ thuật sẽ được duy trì ở mức cao nhất. Hãy kiểm tra các chứng chỉ, chứng nhận chất lượng ngành xây dựng (nếu có) mà đối tác đã đạt được. Đó là minh chứng cho năng lực đã được công nhận.

Điều Khoản Về Đại Diện Pháp Luật và Phạm Vi Ủy Quyền Trong Hợp Đồng

Cần xác định rõ người đại diện có thẩm quyền cao nhất, người có khả năng ký kết hợp đồng. Giúp bạn tránh rủi ro về mặt pháp lý sau này. Hợp đồng phải kiểm tra phạm vi ủy quyền cho các cá nhân liên quan của đối tác trong quá trình triển khai dự án. Nhằm đảm bảo tính thông suốt trong giao tiếp, xử lý vấn đề. Cần quy định rõ ràng về trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân. Hay phòng ban thuộc công ty xây dựng khi phát sinh bất kỳ vấn đề nào không lường trước được.

Phân Tích Chuyên Sâu Các Điều Khoản Tài Chính, Thanh Toán Trong Hợp Đồng Của Công Ty Xây Dựng 

Rõ Ràng Về Tổng Giá Trị Hợp Đồng, Các Loại Thuế và Phát Sinh Chi Phí

Bạn nên phân tích cấu trúc chi tiết của bảng báo giá. Đảm bảo nó bao gồm mọi chi phí từ vật liệu, nhân công, nội thất văn phòng cho đến quản lý dự án. Cần yêu cầu công ty xây dựng làm rõ về thuế VAT, các loại phí dịch vụ khác áp dụng trong tổng giá trị hợp đồng. Tránh sự mập mờ về tài chính. Phải xác định giới hạn tối đa cho chi phí phát sinh. Đồng thời quy định quy trình phê duyệt chặt chẽ khi chi phí đó có dấu hiệu vượt quá giới hạn cho phép.

công ty xây dựng
Checklist hợp đồng chi tiết

Quy Định Chi Tiết Về Tiến Độ Thanh Toán, Khoản Giữ Lại

Hợp đồng cần thiết lập các mốc thanh toán rõ ràng, chi tiết. Các mốc này phải gắn liền một cách logic với tiến độ thiết kế thi công văn phòng thực tế tại công trình. Cần đảm bảo có một khoản tiền giữ lại (Retention Fee) có giá trị hợp lý. Khoản này sẽ được thanh toán cho đến khi dự án được nghiệm thu cuối cùng, kết thúc thời gian bảo hành theo luật định. Các điều khoản xử lý vi phạm hợp đồng phải được quy định rõ ràng. Áp dụng cho cả trường hợp bên bạn hay bên đối tác chậm trễ trong việc thanh toán hay bàn giao.

Xử Lý Vấn Đề Tăng Giảm Khối Lượng, Điều Chỉnh Đơn Giá

Hợp đồng phải thống nhất quy tắc tính toán khối lượng công việc phát sinh (tăng hoặc giảm) một cách minh bạch. Quy tắc này phải được áp dụng xuyên suốt quá trình thi công. Cần đưa ra cơ chế điều chỉnh đơn giá vật tư một cách công bằng, minh bạch. Cơ chế này chỉ được kích hoạt trong trường hợp thị trường biến động mạnh. Để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Quy trình lập phụ lục hợp đồng cần được chi tiết hóa cho mọi thay đổi về khối lượng công việc. Phụ lục này là căn cứ pháp lý cần thiết để tránh mọi tranh chấp không đáng có.

Rà Soát Chi Tiết Kỹ Thuật, Tiến Độ, Trách Nhiệm Bảo Hành Của Công Ty Xây Dựng 

Chi Tiết Bản Vẽ Kỹ Thuật, Chủng Loại Vật Tư, Tiêu Chuẩn Chất Lượng Cam Kết

Cần kiểm tra kỹ lưỡng tính đồng nhất tuyệt đối giữa các bản vẽ thiết kế, bản vẽ thi công. Cùng bảng mô tả vật tư đã được đính kèm vào hợp đồng. Bạn phải yêu cầu công ty xây dựng cam kết rõ ràng về nguồn gốc, thương hiệu, cùng tiêu chuẩn kỹ thuật (như chống cháy, độ bền, thân thiện môi trường) của vật liệu được sử dụng. Hãy thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào nghiêm ngặt. Không cho phép đưa vật tư vào lắp đặt nếu chưa có sự phê duyệt chính thức từ phía bạn.

Cam Kết Về Tiến Độ Hoàn Thành, Các Điều Khoản Phạt Hợp Đồng 

Hợp đồng cần xây dựng một mốc thời gian chi tiết, cụ thể. Mốc thời gian này áp dụng cho từng giai đoạn thi công. Từ lúc khởi công cho đến lúc bàn giao chính thức. Cần quy định rõ ràng mức phạt hợp đồng, cơ chế bồi thường thiệt hại. Mức phạt này sẽ được áp dụng nếu công ty xây dựng chậm tiến độ. Mà không thể đưa ra lý do chính đáng đã được chấp thuận. Hãy đưa ra các điều kiện bất khả kháng có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án (như thiên tai, dịch bệnh). Đồng thời thống nhất cách thức xử lý từng trường hợp một.

Phạm Vi, Thời Gian Bảo Hành, Trách Nhiệm Của Công Ty Xây Dựng Sau Bàn Giao

Hợp đồng phải xác định cụ thể các hạng mục công trình được bảo hành. Đồng thời quy định thời gian bảo hành tương ứng cho từng hạng mục đó một cách chi tiết. Cần quy định thời gian tối đa để công ty thiết kế nội thất phải phản hồi, khắc phục lỗi kỹ thuật sau khi nhận được thông báo bảo hành từ phía bạn. Đảm bảo sự cố được giải quyết nhanh chóng. Hợp đồng phải chi tiết hóa quy trình nghiệm thu cuối cùng. Quy trình này chính là bước kích hoạt thời gian bảo hành chính thức của công trình.

công ty xây dựng
Bảo hành sau bàn giao cần phải rõ ràng

Xem thêm: VACONS ARCHITECTS – VỮNG BƯỚC TRÊN HÀNH TRÌNH KIẾN TẠO KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG

Một hợp đồng chặt chẽ, được kiểm tra kỹ lưỡng là nền tảng vững chắc nhất cho sự thành công của bất kỳ dự án nội thất văn phòng nào. Việc nắm rõ 9 yếu tố kiểm tra then chốt mà Vacons đề cập phía trên giúp bạn chủ động hơn trong việc quản lý, giám sát chất lượng. Đảm bảo công ty xây dựng thực hiện đúng mọi cam kết đã đưa ra. Hãy xem hợp đồng như một bản kế hoạch chi tiết, một lá chắn pháp lý quan trọng. Để quá trình hợp tác với đối tác diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. 

Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo