Đồ văn phòng phẩm gồm nhiều vật dụng và dụng cụ xử lý tài liệu dùng hằng ngày. Doanh nghiệp nên phân nhóm theo công việc, phòng ban. Tần suất sử dụng để dễ mua sắm, cấp phát và lưu trữ. Trong quá trình vận hành văn phòng, doanh nghiệp thường chú ý đến bàn ghế, máy tính hoặc thiết kế nội thất. Vacons phân loại danh mục phù hợp giúp nhân sự có đủ vật dụng sử dụng thuận tiện hơn.
Định Nghĩa Và Công Năng Của Đồ Văn Phòng Phẩm
Văn phòng phẩm là gì?
Đồ văn phòng phẩm bao gồm toàn bộ dụng cụ, ấn phẩm phục vụ trực tiếp các tác vụ hành chính tại nơi làm việc. Nhóm này thường bao gồm:
- Giấy in
- Bút viết
- Sổ tay
- Giấy note
- Ghim, kẹp giấy
- Kéo, keo dán
- Phong bì
- Bìa hồ sơ
- Folder tài liệu
Ngoài các vật dụng trên, doanh nghiệp còn sử dụng nhiều thiết bị hỗ trợ cho công việc:
- Máy tính cầm tay
- Máy in
- Thiết bị photocopy
- Máy hủy giấy
- Thiết bị chấm công
Giá trị của văn phòng phẩm trong hoạt động hằng ngày
Văn phòng phẩm hỗ trợ công việc diễn ra mỗi ngày trong công ty. Khi thiếu đồ văn phòng phẩm, một số hoạt động có thể bị gián đoạn. Cách sử dụng văn phòng phẩm còn liên quan đến việc tổ chức bàn làm việc và hồ sơ. Tài liệu đặt trong bìa kẹp theo từng nhóm sẽ dễ tra cứu hơn. Bàn làm việc có vị trí riêng cho bút, giấy note hoặc kẹp tài liệu cũng hạn chế tình trạng vật dụng nằm rải rác.
Ảnh hưởng đến không gian làm việc văn phòng
Khi thiết kế văn phòng, doanh nghiệp thường tập trung vào các hạng mục nội thất văn phòng có kích thước lớn. Vị trí lưu trữ đồ văn phòng phẩm cũng nên được tính từ đầu. Nếu không có khu vực riêng, giấy tờ và dụng cụ nhỏ rất dễ nằm lẫn với hồ sơ hoặc đồ dùng cá nhân.
Văn phòng có nhiều phòng ban thường cần chia khu lưu trữ rõ hơn. Phòng họp có thể chuẩn bị bảng viết, bút lông, nam châm và khăn lau. Khu làm việc cá nhân thường sử dụng hộp cắm bút, kẹp tài liệu và sổ ghi chú. Những vật dụng ít dùng có thể tập trung tại tủ chung thay vì cấp riêng cho từng bàn.
Phân Loại Đồ Văn Phòng Phẩm
Để mua đúng nhu cầu, doanh nghiệp cần xác định các nhóm văn phòng phẩm đang sử dụng. Phân loại rõ giúp hạn chế tình trạng mua thiếu, mua trùng hoặc chọn sai quy cách. Bộ phận hành chính cũng có cơ sở theo dõi từng nhóm chi phí.
Đồ văn phòng phẩm cơ bản
Nhóm cơ bản gồm các vật dụng thường xuất hiện trên bàn làm việc hoặc tại khu dùng chung. Nhiều sản phẩm trong nhóm này có tần suất sử dụng cao, gồm:
- Bút bi
- Bút chì
- Thước kẻ
- Bút dạ quang
- Kéo
- Bút lông bảng
- Keo dán
- Dao rọc giấy
- Giấy note
Giấy là một nhóm được sử dụng thường xuyên trong nhiều văn phòng. Doanh nghiệp có thể cần:
- Giấy A4
- Giấy photo
- Phong bì
- Giấy in laser
- Giấy màu
- Giấy ghi chú
Các loại sổ cũng thường xuất hiện trong danh mục đồ văn phòng phẩm, gồm:
- Sổ tay
- Sổ lò xo
- Phiếu biểu mẫu
- Hồ sơ kế toán
- Sổ công văn
Dù nhiều quy trình đã chuyển sang nền tảng số, giấy tờ vẫn được sử dụng trong các công việc liên quan đến hành chính, kế toán và lưu trữ.
Nhóm vật phẩm lưu trữ và phân loại hồ sơ
Văn phòng có nhiều tài liệu cần một hệ thống lưu trữ rõ ràng. Nhóm vật dụng này giúp hồ sơ được chia theo phòng ban, dự án, thời gian hoặc tính chất công việc. Các sản phẩm thường dùng gồm:
- Bìa hồ sơ
- File còng
- Folder
- Bìa lá
- Bìa nút
- Bìa phân trang
- Cặp trình ký
- Hộp đựng tài liệu
Dụng cụ xử lý tài liệu thường được sử dụng để cố định, chia nhóm hoặc chuẩn bị hồ sơ trước khi lưu. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị:
- Bấm kim
- Kim bấm
- Bấm lỗ
- Kẹp bướm
- Kẹp giấy
- Ghim cài
- Máy đục lỗ
Cách lựa chọn đồ văn phòng phẩm nên bám vào phương thức lưu hồ sơ. Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng, hồ sơ nhân sự hoặc chứng từ kế toán thường cần số lượng vật dụng lưu trữ lớn hơn. Nếu tài liệu không được phân loại từ đầu, nhân sự có thể mất thêm thời gian khi cần tìm lại.
Phân loại công cụ hỗ trợ
Bên cạnh văn phòng phẩm, doanh nghiệp còn sử dụng nhiều thiết bị hỗ trợ cho công việc hằng ngày. Nhóm này nên được quản lý riêng vì thời gian sử dụng, cách bảo trì và giá trị khác với vật tư tiêu hao. Một số thiết bị phổ biến gồm:
- Máy in
- Thiết bị photocopy
- Máy ép plastic
- Máy hủy giấy
- Máy chấm công
- Khóa tủ
Một số doanh nghiệp cũng cần các loại bảng phục vụ họp hoặc đào tạo. Các vật dụng liên quan có thể gồm:
- Bảng viết
- Bảng ghim
- Bảng kính
- Bảng từ
- Bút lông bảng
- Nam châm
- Khăn lau bảng
Nhóm hóa phẩm và tạp phẩm cũng cần được tính trong danh mục vận hành, dù không thuộc đồ văn phòng phẩm theo cách phân loại thông thường. Các sản phẩm thường được sử dụng dùng gồm:
- Nước lau sàn
- Khăn giấy
- Túi rác
- Nước rửa tay
- Dụng cụ vệ sinh
- Thùng rác
- Cây lau nhà
Việc tách ba nhóm gồm văn phòng phẩm, thiết bị và vật tư vệ sinh giúp bộ phận hành chính theo dõi từng loại dễ hơn. Các nhóm này có chu kỳ mua lại và cách lưu kho khác nhau.
Tìm hiểu: Nguyên tắc bố trí văn phòng tối ưu hóa hiệu suất làm việc
Tiêu Chí Chọn Mua Đồ Văn Phòng Phẩm Tiết Kiệm Chi Phí
Doanh nghiệp có thể mua văn phòng phẩm tại nhà sách, cửa hàng chuyên dụng hoặc nhà cung cấp số lượng lớn. Trước khi so sánh giá, bộ phận phụ trách nên xác định đúng nhu cầu và quy cách cần sử dụng. Cách này giúp tránh mua một sản phẩm chỉ vì đơn giá thấp nhưng không phù hợp với công việc.
Xác định nhu cầu trước khi mua
Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên xác định danh mục theo từng khu vực. Bao gồm khu vực cá nhân, phòng họp, bộ phận hành chính Nếu không có danh sách rõ, các yêu cầu mua hàng từ nhiều bộ phận có thể bị trùng. Doanh nghiệp nên theo dõi mức sử dụng theo từng kỳ mua hàng. Nhóm sử dụng thường xuyên có thể duy trì lượng dự phòng phù hợp. Nhóm ít dùng nên được kiểm tra tồn kho trước khi đặt thêm.
Kiểm tra chất lượng và nơi sản xuất
Đơn giá thấp không nên là tiêu chí duy nhất khi chọn mua. Doanh nghiệp cần so sánh các sản phẩm có cùng quy cách và mục đích sử dụng. Doanh nghiệp nên chọn đồ văn phòng phẩm có thông tin sản phẩm và nguồn gốc rõ ràng. Với giấy, cần kiểm tra khổ giấy, định lượng và loại máy in phù hợp. Các thiết bị dùng trong thời gian dài cần được xem xét theo tiêu chí riêng. Nhóm này có thể bao gồm:
- Máy in
- Máy quét ảnh (scan)
- Máy hủy giấy
- Bảng viết
- Máy photocopy
- Máy chấm công
Kiểm soát ngân sách đồ văn phòng phẩm
Bộ phận hành chính cũng nên ghi nhận lượng tiêu hao theo từng kỳ. Dữ liệu thực tế giúp xác định sản phẩm nào cần bổ sung thường xuyên và sản phẩm nào đang tồn nhiều. Sau một thời gian theo dõi, doanh nghiệp có thể xây dựng định mức nội bộ dựa trên chính nhu cầu của mình thay vì sử dụng một con số chung.
Xem thêm: Ý tưởng thiết kế cửa hàng nội thất văn phòng
Đồ văn phòng phẩm có nhiều vật dụng nhỏ cần được chọn theo nhu cầu sử dụng của từng khu vực. Khi chuẩn bị văn phòng mới hoặc cải tạo không gian hiện tại. Doanh nghiệp nên xác định số lượng nhân sự, phòng ban, nhu cầu in ấn, vị trí lưu hồ sơ và khu vực cấp phát vật dụng. Trong phạm vi thiết kế và thi công văn phòng, Vacons có thể tiếp nhận các yêu cầu vận hành này để bố trí chúng trên mặt bằng.
Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo
- Trụ sở chính: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TPHCM
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 19, Tháp 1, Capital Place, 29 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Hotline: (+84) 917.886.188 – (028)355.402.16
- Email: info@vacons.com.vn
- Website: https://vacons.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/vacons.architect
- LinkedIn: https://vn.linkedin.com/company/vacons-company
