Không ít doanh nghiệp Việt Nam đang lựa chọn thiết kế văn phòng mở để làm mới hình ảnh. Đồng thời, xây dựng văn hóa làm việc thời hiện đại. Dù vậy, không phải ai cũng thực sự hiểu rõ bản chất cũng như cách áp dụng mô hình này cho phù hợp. Bài viết này, Vacons sẽ giúp bạn nhìn đúng vấn đề, áp dụng đúng cách. Để khai thác tối đa lợi ích mà không gian mở mang lại cho công ty.

Hiểu đúng về thiết kế văn phòng mở

Nguồn gốc của văn phòng mở

thiết kế văn phòng mở
Khái niệm văn phòng mở xuất hiện lần đầu tiên tại Đức

Khái niệm thiết kế văn phòng mở xuất hiện lần đầu tiên tại Đức vào thập niên 1950. Khi đó, các doanh nghiệp châu Âu muốn phá bỏ bức tường kín mít để tạo ra không gian chung rộng lớn. Mục tiêu là để nhân viên dễ tương tác, chia sẻ công việc. Bên cạnh đó là giảm bớt rào cản cấp bậc giữa các phòng ban.

Mục tiêu của thiết kế văn phòng mở

Văn phòng mở hướng đến sự kết nối giữa các bộ phận, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí thi công, vận hành. Thay vì mỗi người ngồi trong phòng riêng biệt, tất cả đều làm việc cùng mặt bằng. Điều này, tạo nên một môi trường làm việc linh hoạt. Đây chính là yếu tố giúp nhiều công ty thúc đẩy sự sáng tạo, phản hồi nhanh hơn.

Khác biệt giữa văn phòng mở và văn phòng truyền thống

Điểm khác biệt lớn nhất là văn phòng mở gần như xóa bỏ hầu hết các bức tường chia phòng. Mọi người ngồi gần nhau, chia sẻ không gian, bàn làm việc. Nhờ vậy, khoảng cách giữa quản lý – nhân viên được rút ngắn. Dựa vào các yếu tố trên, văn phòng mở giúp tinh thần đồng đội dễ hình thành hơn truyền thống.

Thiết kế văn phòng mở – Xu hướng hay cơn sốt nhất thời?

thiết kế văn phòng mở
Mô hình văn phòng mở đã chứng minh được hiệu quả thực tế

Có nhiều ý kiến cho rằng văn phòng mở chỉ là một trào lưu theo kiểu “thấy hay thì làm”. Tuy nhiên, mô hình này đã chứng minh được hiệu quả thực tế ở nhiều tập đoàn lớn trên thế giới như Google, Facebook. Dù vậy, ở Việt Nam, xu hướng thiết kế này vẫn cần điều chỉnh để phù hợp với phong cách quản lý, văn hóa địa phương.

Đặc điểm chính của thiết kế văn phòng mở

Không gian không tường ngăn

Điểm dễ nhận thấy nhất của văn phòng mở là không còn vách tường kiên cố ngăn chia các phòng ban. Mọi bộ phận từ marketing, kinh doanh đến hành chính đều làm việc trên cùng một mặt sàn. Cách bố trí này giúp tiết kiệm chi phí xây dựng văn phòng. Đồng thời mang đến không gian làm việc cởi mở.

Xem thêm: 20+ Văn phòng mở hiện đại, đẹp, ấn tượng

Layout linh hoạt, ưu tiên sự thông thoáng

thiết kế văn phòng mở
Bố cục văn phòng mở với bàn ghế sắp xếp theo cụm

Bố cục văn phòng mở luôn ưu tiên tính linh hoạt, dễ dàng cho việc điều chỉnh. Bàn làm việc, ghế nhân viên thường được thiết kế dạng module, dễ sắp xếp lại khi cần thay đổi mục đích sử dụng. Không khí trong không gian luôn được lưu thông, tránh cảm giác ngột ngạt như ở các văn phòng truyền thống.

Hạn chế số lượng phòng ban cố định

Một điểm đặc trưng khác là doanh nghiệp thường chỉ giữ lại các phòng thiết yếu. Như phòng họp, phòng giám đốc hoặc phỏng vấn. Phần lớn nhân viên sẽ làm việc trong không gian chung. Mô hình này phù hợp với những công ty có quy mô vừa và nhỏ. Hoặc những tổ chức thường xuyên mở rộng hoặc cần linh hoạt nhân sự.

Collaboration Zones – Khu vực tương tác nhóm

Nhiều văn phòng mở hiện nay bố trí các Collaboration Zones – khu vực để nhóm làm việc nhanh. Thường là góc nhỏ với bàn tròn, sofa hoặc ghế bệt để thảo luận mà không làm phiền người khác. Việc bố trí này khuyến khích mọi người trao đổi ý tưởng một cách tự nhiên.

Bổ sung không gian yên tĩnh – Phone Booth & Focus Room

thiết kế văn phòng mở
Focus rôm hay Private room trong văn phòng mở

Hạn chế lớn nhất của văn phòng mở là dễ gây mất tập trung. Vì vậy, nhiều công ty bố trí thêm Phone Booth hoặc Focus Room. Đây là các cabin nhỏ, cách âm tốt, giúp nhân viên gọi điện, họp nhóm nhỏ hoặc tập trung xử lý công việc quan trọng.

Ưu nhược điểm của thiết kế văn phòng mở cho doanh nghiệp Việt

Ưu điểm văn phòng mở

Tăng cường giao tiếp trong tổ chức

Khi không còn tường ngăn, khoảng cách giữa đồng nghiệp, cấp quản lý cũng được thu hẹp. Các ý tưởng dễ dàng trao đổi trực tiếp, tránh mất thời gian luân chuyển thông tin qua nhiều bước. Nhờ vậy, công việc được xử lý nhanh hơn, tinh thần chia sẻ cũng tăng lên.

Tối ưu diện tích, tiết kiệm chi phí

thiết kế văn phòng mở
Mô hình mở tiết kiệm diện tích hơn rất nhiều so với truyền thống

Hiện nay, doanh nghiệp thường chọn tọa lạc trong các tòa nhà văn phòng cho thuê. So với việc chia phòng truyền thống, mô hình mở tiết kiệm diện tích hơn rất nhiều. Chủ đầu tư giảm được chi phí xây tường, cửa, thiết bị chia phòng. Chi phí điện, điều hòa, chiếu sáng cũng giảm do không gian liền mạch, ít tiêu tốn năng lượng.

Dễ quản lý, giám sát hiệu suất

Không gian mở tạo điều kiện quan sát hoạt động của nhân viên. Từ đó kiểm soát tiến độ công việc kịp thời. Việc giám sát trực quan giúp phát hiện vấn đề nhanh, hạn chế phát sinh rủi ro. Đây là điểm cộng quan trọng với các doanh nghiệp cần duy trì năng suất cao.

Thúc đẩy văn hóa minh bạch, cởi mở

Văn phòng mở khuyến khích sự trao đổi, tinh thần làm việc nhóm. Không gian không ngăn cách cũng tạo ra văn hóa minh bạch, không có chỗ cho sự “đóng cửa làm việc riêng”. Từ đó, tinh thần gắn kết nội bộ được củng cố.

Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở tại Việt Nam

Tiếng ồn dễ gây mất tập trung

thiết kế văn phòng mở
Tiếng ồn kéo dài khiến nhiều người khó tập trung, dễ mệt mỏi

Một vấn đề thường gặp là tiếng ồn phát sinh từ các cuộc trò chuyện, điện thoại hay máy in. Tiếng ồn kéo dài khiến nhiều người khó tập trung, dễ mệt mỏi hơn trong giờ cao điểm. Đây là lý do cần bố trí thêm khu vực yên tĩnh trong văn phòng.

Thiếu riêng tư, cá nhân hóa

Không phải ai cũng quen với việc làm việc “trong tầm mắt” của tất cả mọi người. Việc không có góc riêng khiến nhân viên khó tập trung dài lâu hoặc trang trí bàn làm việc theo phong cách cá nhân. Điều này dễ làm giảm hứng thú, đặc biệt với những người hướng nội.

Vấn đề mùi, vệ sinh chung

Khi mọi người làm việc cùng không gian, mùi thức ăn, cà phê rất dễ lan khắp phòng. Nếu không có quy định rõ ràng, vệ sinh văn phòng cũng trở thành gánh nặng. Để giải quyết, nhiều doanh nghiệp đã quy định khu vực ăn uống, góc pantry riêng biệt.

Không phù hợp mọi loại hình công việc

thiết kế văn phòng mở
Một số ngành như luật, tài chính, IT bảo mật cao

Một số ngành như luật, tài chính, IT bảo mật cao thường cần không gian bảo mật thông tin. Ngoài ra, văn hóa Việt Nam vẫn đề cao sự riêng tư nên nhiều nhân viên sẽ mất thời gian để thích nghi với mô hình này.

Thiết kế văn phòng mở không phải “công thức chung” cho mọi doanh nghiệp. Chủ đầu tư nên hiểu rõ ưu nhược điểm, điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với quy mô và văn hóa công ty. Hiểu đúng – làm đúng sẽ biến văn phòng mở thành môi trường làm việc đáng mơ ước. Liên hệ ngay với Vacons để nhận tư vấn chi tiết nếu bạn đang có kế hoạch xây dựng văn phòng. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật các thông tin, kinh nghiệm, tin tức thú vị về văn phòng nhé!

Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo