Văn phòng trọn gói là mô hình thuê không gian làm việc đã có sẵn nội thất, hạ tầng và một phần dịch vụ vận hành. Theo kinh nghiệm triển khai không gian làm việc từ Vacons, đây là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành ban đầu.
Tìm Hiểu Văn Phòng Trọn Gói Trước Khi Thuê
Xác định rõ bản chất mô hình, đối tượng sử dụng và quy trình thuê giúp doanh nghiệp tránh các phát sinh ngoài dự kiến. Cách gọi trên thị trường khá gần nhau, nhưng quyền sử dụng không gian có thể khác giữa văn phòng trọn gói, coworking và văn phòng truyền thống.
Mô hình serviced office là gì?
Serviced office là văn phòng do đơn vị vận hành chuẩn bị sẵn bàn ghế, internet, dịch vụ hỗ trợ. Coworking thiên về chỗ ngồi trong không gian chung. Serviced office có thể là phòng riêng cho một doanh nghiệp, kèm quyền dùng khu lễ tân, pantry hoặc phòng họp theo chính sách. Mức riêng tư khác nhau. Cách dùng không gian cũng khác. Khi doanh nghiệp tìm văn phòng trọn gói, nên hỏi ngay phòng thuê là phòng riêng hay chỗ ngồi chia sẻ. Cũng cần xác nhận tiện ích chung có giới hạn lượt dùng hay không.
Lợi ích và trường hợp phù hợp
Mô hình này phù hợp khi doanh nghiệp cần hoạt động sớm nhưng chưa muốn tự mua bàn ghế, triển khai internet hoặc tổ chức đội vận hành. Startup là trường hợp dễ gặp. Văn phòng đại diện cũng vậy.
Nhóm dự án ngắn hạn cũng phù hợp. Loại hình này là văn phòng đã có nội thất, WiFi, máy in, phòng họp, pantry và dịch vụ lễ tân tùy gói. Vẫn cần kiểm tra cách vận hành. Nhóm cần phòng ban riêng hoặc thể hiện nhận diện trên toàn mặt bằng sẽ có yêu cầu khác.
Quy trình khảo sát và thuê mặt bằng
Bắt đầu từ nhu cầu thật. Doanh nghiệp ghi rõ số người, khu vực muốn thuê, thời điểm vào làm, nhu cầu phòng họp và dịch vụ bắt buộc. Sau đó mới chọn địa điểm. Khi xem phòng, hãy kiểm tra tiếng ồn, internet, lối tiếp cận ngoài giờ, khu vệ sinh cùng với một số quy định khách ra vào. Hãy thử độ kín âm.
Tìm hiểu: Quy trình thiết kế văn phòng trọn gói
Báo Giá Văn Phòng Trọn Gói
Giá văn phòng trọn gói cần được đọc cùng phạm vi dịch vụ. Doanh nghiệp phải biết mức phí áp dụng cho chỗ ngồi hay phòng riêng, phần nào đã nằm trong giá và phần nào tính thêm.
Chi phí thường gồm những khoản nào?
Theo Leaspec, giá dịch vụ văn phòng trọn gói tại TP.HCM thường dao động từ 80 USD đến 650 USD/chỗ ngồi/tháng. Phí thuê serviced office thường được tính theo chỗ ngồi hoặc phòng làm việc riêng. Một số tiện ích như internet, lễ tân hoặc phòng họp có thể nằm trong gói, nhưng phạm vi sử dụng phụ thuộc từng địa điểm.
| Hạng mục | Mức phí hoặc cách tính | Nội dung cần kiểm tra |
| Chỗ ngồi trong serviced office | Khoảng 80 – 650 USD/chỗ ngồi/tháng tại TP.HCM | Vị trí, loại phòng, số người, thời hạn thuê |
| Nội thất có sẵn | Thường nằm trong phí thuê phòng | Bàn, ghế, tủ, thiết bị được bàn giao |
| Internet | Có thể nằm trong gói | Tốc độ, mạng riêng, chính sách sử dụng |
| Điện, nước | Tùy gói thuê | Giới hạn sử dụng, phí ngoài giờ |
| Lễ tân | Có thể nằm trong gói | Tiếp khách, nhận thư, phạm vi hỗ trợ |
| Phòng họp | Có thể kèm hạn mức | Số giờ miễn phí, phí khi dùng vượt mức |
| In ấn | Thường tính theo mức sử dụng | Hạn mức hoặc đơn giá từng loại bản in |
| Chỗ đậu xe | Thường tính riêng | Số lượng được đăng ký, phí hàng tháng |
| Làm việc ngoài giờ | Tùy tòa nhà | Điều hòa, điện, quyền ra vào |
| Địa chỉ đăng ký doanh nghiệp | Tùy gói | Điều kiện sử dụng địa chỉ, hồ sơ hỗ trợ |
Yếu tố nào làm giá thay đổi?
Vị trí thường tạo chênh lệch rõ nhất. Khu trung tâm, tòa nhà có tiêu chuẩn vận hành cao hoặc phòng có vị trí tốt thường có giá khác khu vực xa trung tâm. Số chỗ ngồi cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách.
Phạm vi dịch vụ cần được xem kỹ hơn giá niêm yết. Hai phòng có mức thuê gần nhau nhưng một bên đã gồm phòng họp, internet và điện ngoài giờ sẽ tạo tổng chi phí khác biệt. Thời hạn thuê cũng cần được hỏi trước. Một số mô hình cho phép thuê theo thời gian ngắn hơn văn phòng truyền thống, nhưng chính sách gia hạn, đổi phòng hoặc tăng số chỗ phụ thuộc hợp đồng của từng địa điểm.
Cách đọc và so sánh hai báo giá
Đừng đặt hai con số tổng cạnh nhau rồi chọn mức thấp hơn. Hãy đưa báo giá về cùng đơn vị so sánh: số nhân sự, cùng thời hạn, cùng số giờ phòng họp. Sau đó mới so giá. Khi so sánh văn phòng trọn gói, hợp đồng cũng quan trọng như bảng giá. Điều khoản đặt cọc, thời điểm thanh toán, hoàn cọc, điều kiện gia hạn cần được đọc trước khi ký.
Xem thêm: Công ty thiết kế văn phòng trọn gói uy tín
Lựa Chọn Văn Phòng Trọn Gói Theo Kế Hoạch Doanh Nghiệp
Chọn mô hình thuê này nên bắt đầu từ kế hoạch nhân sự và cách làm việc của đội ngũ. Giá thấp chưa đủ để kết luận một phương án phù hợp. Doanh nghiệp cần nhìn cả khả năng tăng chỗ, mức riêng tư, vị trí và chi phí sử dụng thực tế.
Tiêu chí cần kiểm tra trước khi thuê
Hãy kiểm tra phòng vào đúng khung giờ đội ngũ dự kiến làm việc. Lúc đó dễ nhận ra tiếng ồn, mật độ người dùng khu chung. Nếu thường đón khách, hãy thử đường đi từ sảnh đến phòng họp.
Kiểm tra tiếp quyền sử dụng. Doanh nghiệp cần biết giờ mở cửa, quy định khách, quyền dùng địa chỉ kinh doanh và cách đặt phòng họp. Các nội dung này nên xuất hiện trong hợp đồng.
Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc văn phòng riêng?
Serviced office phù hợp khi doanh nghiệp muốn giảm phần việc setup ban đầu, dùng hạ tầng có sẵn. Khi số người tăng, nhu cầu phân khu rõ hơn hoặc thương hiệu cần hiện diện mạnh trong không gian, văn phòng riêng đáng được đưa vào bảng so sánh.
Mặt bằng riêng cho phép doanh nghiệp tự quyết định layout, số phòng họp, khu tiếp khách. Đổi lại, doanh nghiệp phải xử lý thêm thiết kế, thi công và vận hành. Khi chưa chốt ngưỡng nhân sự cố định, doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí theo từng giai đoạn, đồng thời đánh giá mức độ riêng tư và khả năng mở rộng mặt bằng.
Những câu hỏi thường gặp về văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói khác văn phòng thường ra sao?
Serviced office đã có sẵn nội thất và dịch vụ vận hành theo chính sách nhà cung cấp. Văn phòng thuê truyền thống cho doanh nghiệp tự tổ chức mặt bằng, nội thất, vận hành. Khi so sánh, cần xem phạm vi thuê, quyền dùng khu chung, thời hạn và chi phí đi kèm.
Hình thức thanh toán khi thuê văn phòng trọn gói như thế nào?
Không có lịch thanh toán chung cho mọi nhà cung cấp. Một số sản phẩm có đặt cọc, nhưng chính sách còn tùy tòa nhà. Doanh nghiệp nên yêu cầu ghi rõ tiền cọc, kỳ thanh toán, điều kiện hoàn cọc và phí chấm dứt sớm.
Khi cần chuyển sang xây dựng văn phòng riêng thì tìm đơn vị nào?
Với kinh nghiệm triển khai hơn 1.000 dự án văn phòng cao cấp, Vacons cung cấp giải pháp thiết kế và thi công nội thất trọn gói giúp doanh nghiệp xây dựng không gian làm việc độc lập.
Đơn vị đáp ứng các tiêu chuẩn công trình xanh như LEED Gold hay WELL, cùng các yêu cầu kỹ thuật về hệ thống cơ điện (MEP) từ các tập đoàn đa quốc gia. Trụ sở làm việc của Vacons cũng được hoàn thiện theo tiêu chuẩn LEED Gold.
Việc lựa chọn văn phòng trọn gói đòi hỏi doanh nghiệp đánh giá chi tiết. Nếu doanh nghiệp đang lên kế hoạch cải tạo mặt bằng hoặc xây dựng không gian làm việc độc lập. Hãy để đội ngũ tại Vacons tư vấn và lập phương án tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp. Theo dõi bản tin của chúng tôi để không bỏ lỡ các thông tin mới nhất nhé!
Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo
- Trụ sở chính: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TPHCM
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 19, Tháp 1, Capital Place, 29 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Hotline: (+84) 917.886.188 – (028)355.402.16
- Email: info@vacons.com.vn
- Website: https://vacons.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/vacons.architect
- LinkedIn: https://vn.linkedin.com/company/vacons-company
