Doanh nghiệp về công nghệ, ngân hàng, sản xuất hay bán lẻ đều sẽ có cách vận hành khác nhau, vì vậy không thể áp dụng mô hình văn phòng công ty chung cho mọi tổ chức. Khi thiết kế không gian làm việc, doanh nghiệp cần bắt đầu từ nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng mở rộng trong tương lai. Cùng Vacons tìm hiểu lý do vì sao mỗi doanh nghiệp sẽ cần văn phòng khác nhau.
Văn Phòng Công Ty Là Gì? Những Yếu Tố Tạo Nên Không Gian Làm Việc Hiệu Quả
Khái niệm văn phòng công ty và vai trò đối với doanh nghiệp
Văn phòng công ty là nơi diễn ra các hoạt động quản lý, làm việc và tiếp khách. Thiết kế mặt bằng nên bắt đầu từ cách các phòng ban vận hành thực tế. Chọn bố cục theo xu hướng trước rồi mới tính công việc thường dẫn tới sửa lại sau vài tháng. Khoản sửa đó tốn cả tiền thi công lẫn thời gian của nhân sự.
Mỗi phòng ban làm việc theo một cách khác nhau. Nhóm kinh doanh cần trao đổi liên tục nên hợp với khu làm việc mở. Kế toán và pháp lý cần yên tĩnh để đối chiếu số liệu, đọc hợp đồng. Đặt hai nhóm này cạnh nhau mà không xử lý cách âm, kế toán sẽ bị ngắt mạch mỗi lần bên kinh doanh gọi điện. Mặt bằng còn phải chia theo tần suất dùng thực tế. Phòng họp lớn hiếm khi kín lịch mà chiếm cả một góc là khoản tiền thuê nằm không. Chỉ nhìn bản vẽ cơ bản, doanh nghiệp dễ bỏ sót những chỗ như vậy.
Các khu vực chức năng quan trọng trong văn phòng công ty
Mỗi khu vực chức năng trong văn phòng đảm nhận một việc riêng. Chia đúng giúp nhân viên đi lại ít hơn và các phòng ban chuyển việc cho nhau nhanh hơn.
| Khu vực | Mục đích sử dụng | Yêu cầu thiết kế |
| Reception (Lễ tân) | Đón khách, là nơi đối tác nhìn thấy đầu tiên | Nằm ngay lối vào, tách khỏi khu làm việc nội bộ để giữ bảo mật và tránh ồn |
| Khu làm việc mở | Chỗ ngồi hằng ngày của nhân viên | Kiểm soát mật độ chỗ ngồi, ánh sáng, tiếng ồn; hợp với nhóm cần trao đổi nhanh |
| Phòng họp | Họp nội bộ, thuyết trình, gặp đối tác | Cách âm; số chỗ tính theo tần suất dùng; đặt nơi dễ tới nhưng không cắt ngang khu làm việc cần tập trung |
| Phòng giám đốc / Lãnh đạo | Làm việc cá nhân, tiếp khách quan trọng | Kín đáo khi bàn việc nhạy cảm, vẫn nhìn được ra khu làm việc |
| Pantry | Nghỉ ngắn, ăn nhẹ, trò chuyện ngoài công việc | Không sát khu làm việc để tránh ồn, không quá xa để nhân viên không ngại đi; đủ chỗ cho số người dùng cùng lúc |
| Phone booth | Gọi điện riêng, họp trực tuyến 1-1 | Cách âm tốt, có quạt thông gió và đèn riêng |
| Khu cộng tác (Collab area) | Nhóm nhỏ trao đổi, họp nhanh |
Dễ dời bàn ghế, đổi công năng khi cần |
Những yếu tố tạo nên văn phòng công ty chuyên nghiệp
Có ba việc doanh nghiệp nên chốt trước khi thi công: sơ đồ nhân sự, hệ thống kỹ thuật và chỗ dự phòng. Chốt sau thường phải đục tường, đi lại dây và dời vách.
Sơ đồ nhân sự và luồng di chuyển khoa học
Thiết kế văn phòng theo sơ đồ nhân sự là nền tảng đầu tiên khi lên phương án mặt bằng. Chủ doanh nghiệp cần biết nhóm nào phải ngồi cạnh nhau. Đội kinh doanh trao đổi nhiều, nên ngồi gần khu tiếp khách hoặc phòng họp nhỏ. Bộ phận kế toán cần bảo mật, nên ở góc ít người qua lại.
Lối đi chính cần thoáng, không vật cản. Khách đến phải nhận ra ngay lễ tân và phòng họp. Nhờ vậy người ngoài không đi sâu vào khu làm việc nội bộ, nơi có hồ sơ khách hàng và số liệu. Pantry đặt cách khu làm việc một khoảng vừa phải. Quá gần thì tiếng ồn làm mất tập trung. Quá xa thì nhân viên ngại đi.
Hệ thống kỹ thuật đồng bộ với mặt bằng
Hệ thống kỹ thuật phải tính theo số chỗ ngồi thực tế. Mỗi vị trí cần ổ điện và cổng mạng riêng. Tải lạnh điều hòa tính theo mật độ người ngồi. Thêm bàn làm việc mà không chỉnh điều hòa, phòng sẽ ngột ngạt. Đèn, vật liệu tiêu âm và phòng cháy chữa cháy cũng phải chốt ngay từ bản vẽ. Quy định phòng cháy phụ thuộc tòa nhà và cơ quan quản lý, nên hỏi sớm để không phải sửa bản vẽ.
Khả năng mở rộng linh hoạt và bảo trì dễ dàng
Doanh nghiệp đang tăng nhân sự nên chừa sẵn diện tích dự phòng theo kế hoạch tuyển dụng của chính mình. Chừa quá nhiều thì tiền thuê tăng. Chừa quá ít thì phải dọn đi sớm hơn dự tính. Bàn làm việc dạng module và vách ngăn di động giúp thêm chỗ ngồi mà không phải làm lại mặt bằng. Góc đa năng cho phép đổi công năng nhanh hơn. Vật liệu nội thất và hệ thống kỹ thuật nên chọn loại dễ sửa. Khi cải tạo, công việc chung ít bị gián đoạn.
Các Xu Hướng Thiết Kế Văn Phòng Công Ty Hiện Đại Hiện Nay
Văn phòng hạnh phúc (Happy Workplace) lấy con người làm trọng tâm
Mô hình Happy Workplace tập trung vào việc cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên thông qua cách tổ chức không gian phù hợp, ví dụ như tạo ra thiết kế văn phòng xanh.
Khi thiết kế văn phòng công ty, doanh nghiệp cần phân tích thói quen làm việc của nhân viên. Cần xác định thời gian nhân viên sử dụng bàn làm việc trong ngày. Mức độ trao đổi giữa các nhóm cũng cần được xem xét. Doanh nghiệp nên đánh giá nhu cầu tập trung cá nhân của từng vị trí. Thời gian nghỉ ngắn trong ngày cũng là yếu tố cần lưu ý. Các yếu tố thường được xem xét gồm bàn ghế ergonomic và không gian xanh. Khu cộng tác linh hoạt cũng cần được bố trí phù hợp. Khu vực nghỉ ngắn nên đáp ứng nhu cầu thư giãn trong ngày. Ánh sáng tự nhiên cần được tận dụng hợp lý trong không gian làm việc.
Ví dụ, khu nghỉ ngơi đặt gần khu làm việc cần có giải pháp âm học phù hợp để hạn chế ảnh hưởng tiếng trò chuyện đến nhân viên cần tập trung. Tương tự, pantry có thiết kế đẹp nhưng diện tích không đáp ứng số lượng người sử dụng sẽ dễ trở thành điểm ùn tắc vào giờ nghỉ.
Văn phòng linh hoạt và mô hình Hybrid
Hybrid là mô hình kết hợp làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Khi nhân viên không có mặt đủ cả tuần, doanh nghiệp không cần một bàn cố định cho từng người. Hot-desking, tức bàn dùng chung và ngồi chỗ nào còn trống, giúp giảm số bàn phải thuê. Số bàn ít hơn cho phép thuê mặt bằng nhỏ hơn. Phần diện tích tiết kiệm chuyển thành góc cộng tác hoặc phòng họp nhóm. Vách ngăn di động và nội thất gọn nhẹ cho phép đổi layout theo từng dự án. Doanh nghiệp cần có quy ước ngày vào văn phòng và cách đặt chỗ.
Văn phòng thông minh (Smart Office) tối ưu vận hành doanh nghiệp
Smart Office dùng công nghệ để quản lý mặt bằng bằng dữ liệu thay cho cảm tính. Các ứng dụng phổ biến gồm:
- Hệ thống đặt phòng họp trực tuyến: tránh trùng lịch, giảm thời gian chờ.
- Cảm biến mật độ: cho biết khu nào dùng nhiều, khu nào bỏ trống theo thời gian thực.
- Đèn tự động: bật tắt theo chuyển động và ánh sáng ban ngày.
- Điều hòa thông minh: chỉnh nhiệt độ theo số người có mặt.
- Quản lý thiết bị điện tập trung: cắt điện thiết bị không dùng ngoài giờ làm.
Thiết Kế Văn Phòng Công Ty Global Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại
Tiêu chuẩn không gian và nhận diện thương hiệu quốc tế
Mô hình văn phòng công ty global luôn yêu cầu sự đồng bộ chặt chẽ về mặt hình ảnh. Thiết kế cần thể hiện rõ bản sắc thương hiệu và văn hóa của tập đoàn đa quốc gia. Không gian mở thường được ưu tiên nhằm tối đa hóa sự kết nối giữa các phòng ban.
Bên cạnh thẩm mỹ, tiêu chuẩn nội thất chuẩn công thái học cũng được đặt lên hàng đầu. Bàn ghế làm việc cần hỗ trợ tư thế ngồi chuẩn để bảo vệ sức khỏe nhân sự. Mỗi khu vực chức năng trong văn phòng công ty đều được định hình theo quy chuẩn khắt khe. Điều này giúp nâng cao vị thế và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác toàn cầu.
Hạ tầng công nghệ hỗ trợ kết nối và cộng tác đa quốc gia
Với văn phòng công ty global, thiết kế văn phòng hiện đại chuẩn yêu cầu kỹ thuật là yếu tố cần thiết. Họp trực tuyến cùng đội ở nước khác là việc thường xuyên. Hạ tầng họp phải chạy ổn ngay từ ngày dọn vào. Doanh nghiệp trang bị màn hình tương tác, micro đa hướng, loa và camera, rồi chia phòng họp theo nhiều cỡ: phòng nhỏ cho cuộc gọi hai ba người, phòng lớn cho họp cả đội. Thiết bị nên đồng bộ giữa các phòng để nhân viên vào phòng nào cũng thao tác giống nhau. Cuộc họp bị ngắt vì âm thanh vọng hoặc mất hình làm mất thời gian của nhiều người ở nhiều nước cùng lúc.
Bản địa hóa thiết kế phù hợp với văn hóa làm việc tại Việt Nam
Doanh nghiệp không nên sao chép nguyên mẫu văn phòng nước ngoài. Bố trí theo mẫu dễ gây lãng phí diện tích và lệch với thói quen làm việc ở Việt Nam. Khí hậu nhiệt đới đòi hỏi tính kỹ điều hòa, nắng hướng Tây và mưa lớn ở lối vào. Nếu nhân viên ăn trưa tại chỗ, pantry cần đủ ghế và đặt gần khu làm việc hơn so với mẫu nước ngoài. Hãy cộng cả chi phí bảo trì và tiền điện hằng tháng vào giá mua trước khi chọn thiết bị.
Xem thêm: Thiết kế văn phòng kiến trúc đẹp, hiện đại và chuyên nghiệp
Tham khảo các mẫu văn phòng công ty lớn được quan tâm hiện nay
Văn phòng công ty TNHH Be Group: Không gian làm việc mang dấu ấn thương hiệu
Văn phòng công ty TNHH Be Group thể hiện cách doanh nghiệp công nghệ kết hợp giữa nhận diện thương hiệu và nhu cầu vận hành. Quá trình thiết kế thi công nội thất văn phòng được tổ chức theo hướng mở, tăng khả năng kết nối giữa nhân sự, kết hợp các khu làm việc chung, phòng họp và khu vực trao đổi linh hoạt.
Điểm nhấn trong thiết kế là màu vàng đặc trưng của thương hiệu Be. Màu sắc này xuất hiện tại các khu vực nội thất và không gian chung. Nhờ đó, nhận diện thương hiệu được duy trì xuyên suốt. Bên cạnh yếu tố hình ảnh, hệ thống điện cũng được tính toán đồng bộ. Mạng IT, chiếu sáng và âm học được bố trí phù hợp với nhu cầu sử dụng. Các giải pháp này đáp ứng đặc thù làm việc nhanh của doanh nghiệp công nghệ. Đồng thời, không gian cũng hỗ trợ tốt các hoạt động cần nhiều tương tác.
Văn phòng công ty Kingsport: Giải pháp bố trí không gian chuyên nghiệp
Xây dựng văn phòng công ty Kingsport được định hướng theo mô hình kết hợp giữa nhận diện thương hiệu và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, thể thao. Khu vực sảnh đón tiếp sử dụng màu sắc đặc trưng của thương hiệu kết hợp trưng bày sản phẩm, giúp khách hàng nhận biết lĩnh vực hoạt động ngay từ điểm tiếp cận đầu tiên.
Không gian làm việc được tổ chức theo hướng mở với bàn module. Cách bố trí này tạo sự kết nối giữa các bộ phận. Trong đó gồm kinh doanh, marketing và vận hành. Bên cạnh đó, phòng họp được bố trí đầy đủ thiết bị trình chiếu. Không gian này cũng có hệ thống âm thanh và giải pháp cách âm. Các hạng mục phục vụ hoạt động quản lý, đào tạo và phát triển hệ thống. Các khu vực cần được tính toán đồng bộ về công năng và hệ thống điện. Chiếu sáng và luồng di chuyển cũng cần được xem xét đồng bộ. Cách tổ chức này giúp đảm bảo hiệu quả sử dụng lâu dài.
Văn phòng công ty Grab: Mô hình văn phòng hiện đại và linh hoạt
Văn phòng công ty Grab là ví dụ tiêu biểu cho thiết kế văn phòng làm việc đẹp với mô hình linh hoạt của doanh nghiệp công nghệ, trong đó không gian được thiết kế dựa trên nhu cầu sử dụng thay vì vị trí ngồi cố định. Mô hình này kết hợp khu làm việc chung, phòng họp nhỏ, khu trao đổi nhanh và các không gian cộng tác nhằm hỗ trợ nhiều hình thức làm việc khác nhau. Bên cạnh cách tổ chức mặt bằng, Grab chú trọng ứng dụng công nghệ trong vận hành thông qua hệ thống đặt phòng họp, thiết bị họp trực tuyến và quản lý không gian làm việc.
Kết luận
Mỗi văn phòng công ty cần được thiết kế dựa trên cách doanh nghiệp vận hành thay vì chỉ tham khảo hình ảnh hoặc phong cách bên ngoài. Phương án phù hợp cần cân bằng giữa công năng sử dụng, trải nghiệm nhân viên, hệ thống kỹ thuật, chi phí đầu tư, chi phí vận hành và khả năng thay đổi trong tương lai. Hãy theo dõi Vacons để cập nhật những tin tức xu hướng, tiêu chuẩn và kinh nghiệm triển khai văn phòng hiệu quả.
Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, chuyên nghiệp
- Trụ sở chính: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TPHCM
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 19, Tháp 1, Capital Place, 29 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Hotline: (+84) 917.886.188 – (028)355.402.16
- Email: info@vacons.com.vn
- Website: https://vacons.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/vacons.architect
- LinkedIn: https://vn.linkedin.com/company/vacons-company
