Khi chi phí vận hành ngày càng tăng, mua thiết bị văn phòng không còn là bài toán đơn giản. Một không gian làm việc đẹp đã không đủ để đáp ứng các doanh nghiệp ngày nay. Mà văn phòng phải đảm bảo yếu tố vận hành hiệu quả, tiết kiệm, dễ dàng. Vậy đâu là cách để có sự lựa chọn thông minh, phù hợp và tối ưu chi phí? Xem ngay bài viết bên dưới từ Vacons nhé!

Vì sao cần kỹ lưỡng khi chọn thiết bị văn phòng

Chọn sai thiết bị văn phòng mang lại hệ quả lâu dài cho quá trình vận hành. Nếu thiết bị thiếu tính năng, nhanh hỏng hoặc không phù hợp, chi phí bảo trì sẽ tăng lên đáng kể. Ngược lại, đầu tư đúng từ đầu có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 20% ngân sách.

Vai trò của thiết bị văn phòng trong vận hành doanh nghiệp hiện đại

thiết bị văn phòng
Trong môi trường hiện đại thiết bị ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc

Các sản phẩm được trang bị trong văn phòng là công cụ hỗ trợ công việc. Đặc biệt, trong môi trường hội nhập, nó ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc mỗi ngày. Thể hiện qua việc nếu có  lỗi sẽ khiến năng suất làm việc giảm đi rõ rệt. Theo nghiên cứu của Steelcase, các yếu tố này có thể làm giảm hiệu suất tới 15%.

Xu hướng lựa chọn thiết bị thông minh trong thời đại chuyển đổi số

Xu hướng thiết kế ứng dụng công nghệ được tích hợp như cảm biến, điều khiển qua app hoặc kiểm soát năng lượng tự động. Những thiết bị thông minh giúp tiết kiệm điện, hỗ trợ quản lý không gian hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp dần chuyển sang tư duy “mua để tối ưu” thay vì “mua để dùng”.

Lợi ích khi đầu tư thiết bị văn phòng phù hợp

Doanh nghiệp đầu tư cho văn phòng thiết bị phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích rõ ràng. Thứ nhất, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí vận hành hàng tháng. Thứ hai, giảm thiểu thời gian bảo trì hoặc sửa chữa. Thứ ba, nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Cuối cùng là nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Phân loại thiết bị văn phòng theo công năng

Việc phân loại thiết bị giúp nhà đầu tư kiểm soát chi phí dễ hơn và tránh tình trạng mua trùng lặp. Dưới đây là các nhóm thiết bị cần lưu ý khi đầu tư dự án văn phòng.

Thiết bị nội thất

thiết bị văn phòng
Bàn, ghế, tủ trang bị đầy đủ cho văn phòng

Thiết bị nội thất gồm bàn làm việc, ghế công thái học, tủ hồ sơ, vách ngăn và module làm việc. Nên chọn các sản phẩm tích hợp chức năng như bàn có ổ cắm, vách ngăn tiêu âm. Những thiết kế này vừa tiện lợi, vừa tiết kiệm diện tích sử dụng.

Thiết bị công nghệ

Gồm máy in, máy photocopy, máy chiếu, bộ định tuyến Wifi, máy chủ NAS. Các thiết bị văn phòng này cần đảm bảo tốc độ cao, tiết kiệm điện, dễ bảo trì. Nên ưu tiên sản phẩm hỗ trợ kết nối không dây để giảm chi phí lắp đặt.

Thiết bị tiện ích

Các thiết bị tiện ích Bao gồm máy lọc không khí, máy pha cà phê, cây nước nóng lạnh cùng các loại ổ cắm âm sàn. Dù chiếm tỷ trọng nhỏ trong ngân sách, nhưng đây là yếu tố nâng cao trải nghiệm người dùng mỗi ngày. Nhân viên làm việc sẽ cảm thấy thoải mái, tiện nghi, từ đoa làm việc hiệu quả hơn.

Thiết bị an ninh – giám sát

thiết bị văn phòng
Cửa ra vào cảm biến vân tay hiện đại cho văn phòng

Đây là nhóm thiết bị cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Bao gồm camera an ninh, hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ hoặc nhận diện khuôn mặt. Đặc biệt là hệ thống báo cháy thông minh. Việc đầu tư đúng nhóm thiết bị này đảm bảo an toàn cho tài sản và con người. Đồng thời, cũng là biện pháp tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy.

Cách tối ưu chi phí đầu tư thiết bị văn phòng

Doanh nghiệp hiện đại đều tốn nhiều chi phí như thuê văn phòng, chi phí vận hành, chi phí kinh doanh,… Chiến lược đầu tư vào trang thiết bị thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục triệu đồng. Dưới đây là các cách đơn giản mà hiệu quả.

Ưu tiên thiết bị đa năng thay vì mua riêng lẻ

Ưu tiên thiết bị văn phòng đa năng thay vì mua riêng lẻ là cách tốt nhất để tối ưu chi phí. Ví dụ điển hình là chọn máy in tích hợp photocopy, scan thay vì mua ba thiết bị riêng biệt. Hoặc bàn làm việc có kèm ổ điện, ngăn kéo, bảng viết sẽ tiết kiệm không gian. Theo Gensler, thiết bị đa năng giúp tiết kiệm đến 25% diện tích và 18% chi phí đầu tư.

So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp và theo dõi khuyến mãi

thiết bị văn phòng
So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp để tối ưu chi phí

Trước khi mua, nên khảo giá từ ít nhất ba nhà cung cấp khác nhau. Lựa chọn các đơn vị phân phối sản phẩm nội thất văn phòng thường có ưu đãi cho doanh nghiệp. Việc tận dụng giảm giá giúp tiết kiệm ngân sách đáng kể.

Cân nhắc giải pháp thuê hoặc mua trả góp thiết bị công nghệ

Một số thiết bị giá trị cao như máy chủ, màn hình họp trực tuyến hoặc máy in công nghiệp có thể thuê hoặc trả góp. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền, dễ nâng cấp theo nhu cầu. Nhiều đơn vị hiện hỗ trợ trả góp 0% cho doanh nghiệp.

Tái sử dụng thiết bị cũ còn chất lượng hoặc nâng cấp nhẹ

Với thiết bị còn sử dụng tốt có thể sơn mới hoặc bọc lại để sử dụng tiếp. Máy tính cũ có thể thay ổ cứng SSD hoặc nâng RAM để chạy mượt hơn. Việc này giúp tiết kiệm từ 30–50% so với mua mới hoàn toàn.

Chọn thiết bị văn phòng thông minh là bước đi chiến lược, không phải khoản chi nhất thời. Khi đầu tư đúng thiết bị, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành. Nếu thấy bài viết trên hữu ích, hãy follow chúng tôi để cập nhật các tin tức mới. Hoặc liên hệ qua hotline cho Vacons để nhận tư vấn dịch vụ thiết kế thi công văn phòng chuyên nghiệp nhé!

Vacons – Đơn vị thiết kế thi công trường học uy tín, sáng tạo