Đồ văn phòng phẩm đóng vai trò là công cụ cần thiết để duy trì sự mượt mà của mọi quy trình làm việc trong văn phòng. Liệu có phải mọi vật dụng, từ bút viết đến thiết bị phức tạp và tủ tài liệu cồng kềnh, đều được coi là văn phòng phẩm? Hãy cùng Vacons khám phá, phân loại danh mục ngay trong bài viết này!

Nhóm Đồ Văn Phòng Phẩm Thiết Yếu Cho Công Việc Hàng Ngày

Dụng Cụ Ghi Chép, Đánh Dấu

đồ văn phòng phẩm
Các loại vật dụng phục vụ ghi chép

Đây là nhóm đồ văn phòng phẩm được sử dụng thường xuyên trong những tác vụ ghi chép, ký duyệt, … xử lý công việc hằng ngày. Các loại bút luôn đứng đầu danh mục này. Mỗi dòng bút lại phù hợp với các mục đích sử dụng khác nhau:

Bút bi

Đây là lựa chọn phổ biến nhất nhờ sự tiện dụng vượt trội, giá thành thấp và có độ bền mực cao. Chúng là công cụ lý tưởng để thực hiện các thao tác như ký kết hợp đồng hoặc ghi chép trong thời gian dài, đảm bảo không gây lem mực trong mọi tình huống.

Bút gel

Bút gel mang lại trải nghiệm viết với độ mượt cao, màu mực đậm rõ. Đây là sản phẩm phù hợp với nhân viên văn phòng muốn có nét chữ sắc nét, rõ ràng. Bút gel được ưa chuộng để ghi chép nội dung, lập biên bản, đặc biệt là ký tài liệu yêu cầu tính thẩm mỹ cao.

Bút dạ quang

Với màu sắc sáng, loại bút này hỗ trợ đánh dấu nội dung trọng tâm trong tài liệu. Từ đó, giúp việc tìm được thông tin quan trọng nhanh hơn. Đây là loại đồ văn phòng phẩm rất hữu ích cho nhân viên hành chính, kế toán và nhân sự.

Xem thêm: Tips trang tí Noel văn phòng đẹp, ấn tượng

Bút xóa kéo – bút xóa nước

Dù là chỉnh sửa lỗi nhỏ trong ghi chép hay làm sạch nét chữ trên tài liệu, bút xóa giúp tài liệu chỉn chu. Loại xóa kéo có ưu điểm khô nhanh, không làm nhòe văn bản.

Vật Tư Giấy, Các Loại Sổ Tay

Giấy in A4

đồ văn phòng phẩm
Lựa chọn giấy in phù hợp

Giấy và sổ luôn là nhóm vật phẩm không thể thiếu trong hệ thống đồ văn phòng phẩm. Và giấy in A4 phục vụ máy in văn phòng, photocopy. Khi lựa chọn giấy in, bạn cần quan tâm:

  • Định lượng: 70 – 80gsm cho nhu cầu in thường xuyên.
  • Độ trắng: Giúp văn bản rõ nét hơn.
  • Độ dai: Giảm tình trạng kẹt giấy.

Nên lựa chọn loại giấy có chất lượng tốt để nâng cao độ chuyên nghiệp khi trình bày văn bản, báo cáo, hợp đồng.

Giấy note – Giấy phân trang

Giấy note là phương tiện tiện lợi để nhắc việc, thực hiện giao tiếp nội bộ chớp nhoáng, ghi chú nhanh trên hồ sơ tức thời. Còn giấy phân trang lại giúp tổ chức nội dung bằng cách sắp xếp nội dung theo từng phần.

Xem thêm: Cách lựa chọn thiết bị văn phòng thông minh để tối ưu chi phí

Sổ tay các loại

đồ văn phòng phẩm
Sổ tay văn phòng

Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể chọn lựa các loại sổ khác nhau:

  • Sổ lò xo: Nhờ vào tính linh hoạt cao và khả năng dễ xé trang tiện lợi. Sổ lò xo được xem là lựa chọn phù hợp cho các buổi họp nhanh chóng
  • Sổ bìa da: Sang trọng, phù hợp lãnh đạo hoặc những buổi họp quan trọng.

Sổ tay là nhóm đồ văn phòng phẩm hỗ trợ quản lý thời gian, ghi chép kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.

Dụng Cụ Cố Định – Tháo Gỡ Tài Liệu

Kẹp bướm – kẹp giấy

Nhóm vật phẩm nhỏ nhưng giữ vai trò quan trọng trong tổ chức tài liệu. Kẹp bướm (binder clip) có độ giữ chắc, phù hợp với tệp tài liệu dày. Kẹp giấy phù hợp với các xấp tài liệu mỏng, dễ tháo lắp.

Bấm kim và ghim

Bấm kim gắn tài liệu cố định giúp hồ sơ gọn gàng, dễ giao nộp. Cần chọn ghim phù hợp kích cỡ máy bấm để tránh kẹt máy.

Gỡ kim

Một trong những vật dụng hữu ích, giúp tháo ghim nhanh, không làm rách tài liệu, giữ tính thẩm mỹ khi chỉnh sửa hồ sơ.

Đồ Văn Phòng Phẩm Dùng Cho Tổ Chức, Lưu Trữ Và Bảo Quản Hồ Sơ

Phân Loại Bìa, Túi Đựng Hồ Sơ

Đây là nhóm vật dụng giúp không gian làm việc gọn gàng, khoa học, đồng thời đảm bảo tài liệu quan trọng được bảo quản lâu dài. Các sản phẩm lưu trữ là phần không thể thiếu trong danh sách đồ văn phòng phẩm:

Bìa còng

đồ văn phòng phẩm
Lưu trữ tài liệu lớn với bìa còng

Phù hợp với tài liệu cố định với số lượng lớn. Bìa còng có thanh gá giúp phân loại tài liệu theo từng chương mục.

Bìa lá

Dùng cho các báo cáo ngắn hoặc hồ sơ tạm thời. Chất liệu nhựa trong giúp dễ nhìn thấy nội dung bên trong.

Xem thêm: Sản phẩm nội thất văn phòng cần thiết cho doanh nghiệp hiện đại

Túi đựng hồ sơ – kẹp file

Túi hồ sơ bảo vệ giấy tờ quan trọng, tránh ẩm mốc và cong góc. Kẹp file hỗ trợ đựng tài liệu phục vụ các buổi họp hoặc trình bày.

Giải Pháp Sắp Xếp Trên Bàn Làm Việc

Hộp/Kệ đựng tài liệu

Một bàn làm việc gọn gàng là một trong những nguyên tắc bố trí văn phòng giúp tăng hiệu suất. Với hộp/ kệ đựng tài liệu sẽ giúp phân loại văn bản theo từng nhóm. Chẳng hạn như: hồ sơ đã xử lý, đang xử lý hoặc tài liệu tham khảo. Đây là nhóm đồ văn phòng phẩm giúp không gian bàn làm việc trở nên khoa học.

Hộp đựng bút

Hộp đựng bút có tác dụng giúp giữ bút bi, bút gel, bút dạ quang gọn gàng, từ đó hạn chế tối đa việc tránh thất lạc dụng cụ làm việc.

Khay đựng giấy

Thường dùng đặt giấy in hoặc giấy ghi chú. Khay giấy bảo vệ giấy khỏi bụi và tránh cong mép.

Vật Phẩm Hỗ Trợ Đóng Gói – Vận Chuyển

Băng keo

đồ văn phòng phẩm
Một số loại băng dính

Những vật phẩm nhỏ nhưng góp phần quan trọng trong hoạt động hành chính – văn thư của doanh nghiệp. Phục vụ đóng gói tài liệu, dán niêm phong hoặc cố định vật dụng.

Dao rọc giấy

Hỗ trợ mở hộp, cắt bao bì hoặc xử lý giấy thừa. Dao rọc giấy cần có lưỡi sắc và dễ thay.

Bao thư – phong bì

Dùng trong chuyển phát nội bộ, gửi hóa đơn, thư mời, tài liệu pháp lý. Đây là nhóm đồ văn phòng phẩm giữ gìn sự trang trọng và bảo mật của văn bản.

Văn Phòng Phẩm Chuyên Dụng & Hỗ Trợ Học Tập

Máy Móc Cùng Thiết Bị Phụ Trợ

Ngoài các vật dụng cơ bản, nhiều loại đồ văn phòng phẩm mở rộng phục vụ chuyên môn đặc thù hoặc dành cho môi trường giáo dục. Nhóm này hỗ trợ xử lý tài liệu, nâng cao năng suất làm việc.

Máy tính bỏ túi

Giúp nhân viên kế toán, tài chính tính toán chính xác và nhanh chóng.

Máy hủy tài liệu

Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin, đặc biệt với hồ sơ nhân sự và tài liệu nội bộ.

Máy đóng sách

Dùng để đóng tài liệu đẹp mắt, phù hợp báo cáo, hồ sơ trình ký, tài liệu đào tạo.

Dù không thuộc nhóm văn phòng phẩm truyền thống, các thiết bị này vẫn được nhiều đơn vị xếp vào nhóm đồ văn phòng phẩm cần thiết cho công sở.

Xem thêm: Xu hướng văn phòng xanh

Vật Tư Tiêu Hao, Bảo Trì Thiết Bị

đồ văn phòng phẩm
Các vật dụng cần mua thường xuyên

Mực in – hộp mực

Thiết bị văn phòng cần nguồn vật tư tiêu hao để vận hành ổn định.

Tùy theo loại máy:

  • Mực laser cho máy in laser
  • Mực phun cho máy in phun

Cần ưu tiên thương hiệu uy tín để bảo vệ máy và đảm bảo chất lượng bản in.

Pin

Được dùng cho máy tính cầm tay, đồng hồ, điều khiển và một số thiết bị nhỏ khác.

CD/DVD

Dù không phổ biến như trước, một số doanh nghiệp vẫn lưu trữ dữ liệu dạng đĩa. Đây vẫn được xem là nhóm đồ phụ trợ.

Xem thêm: Fit-out là gì? Những điều cần biết trong thiết kế văn phòng

Đồ Dùng Học Sinh – Mỹ Thuật Cơ Bản

Nhóm sản phẩm phổ biến cho học sinh, sinh viên, đồng thời hữu ích trong môi trường công sở sáng tạo.

Các vật phẩm bao gồm:

  • Tẩy, gôm
  • Bút chì với nhiều độ cứng khác nhau
  • Thước kẻ, compa
  • Bộ màu cơ bản dùng cho trình bày ý tưởng

Điểm khác biệt so với đồ văn phòng phẩm công sở nằm ở tính linh hoạt cùng sự đa dạng về màu sắc phục vụ hoạt động học tập.

Danh mục đồ văn phòng phẩm là vô cùng đa dạng, đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau. Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc phân biệt rõ được công dụng của từng nhóm. Đừng quên theo dõi Vacons để cập nhật thêm những tin tức thú vị khác nhé!

Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín