Trong bối cảnh nền kinh tế số ngày càng phát triển, các mô hình làm việc linh hoạt đang dần trở thành xu thế. Đặc biệt được ưa chuộng bởi các startup, freelancer cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một trong số đó là văn phòng chia sẻ – giải pháp không gian làm việc tối ưu giúp tiết kiệm chi phí, tăng cường kết nối.

Vậy mô hình này thực chất là gì và điều gì làm nên sức hút đặc biệt của mô hình này? Bài viết này Vacons sẽ bật mí 5 sự thật thú vị có thể bạn chưa biết về mô hình văn phòng làm việc độc đáo này. Theo dõi nha!

Khái Niệm Cơ Bản Về Văn Phòng Chia Sẻ

Văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng chia sẻ là không gian làm việc chung được nhiều cá nhân hoặc tổ chức sử dụng cùng lúc. Mỗi người vẫn hoạt động độc lập nhưng dùng chung các tiện ích như bàn làm việc, wifi, máy in và phòng họp.

Không giống như văn phòng truyền thống, mô hình này không yêu cầu ký hợp đồng dài hạn. Người dùng có thể thuê theo ngày, tuần hoặc tháng tùy theo nhu cầu cụ thể.

Nguồn gốc hình thành mô hình văn phòng chia sẻ

Nếu thường xuyên đọc tin tức về kiến trúc, bạn sẽ biết mô hình không gian làm việc chia sẻ xuất hiện từ những năm 2000 tại Mỹ. Với “The Spiral Muse” ở San Francisco do Mel Gunas sáng lập được xem là một trong những nhà tiên phong. Tuy nhiên, phải đến thập niên 2010, mô hình này mới thực sự bùng nổ, lan rộng toàn cầu.

Sự phát triển của công nghệ thông tin cùng xu hướng làm việc tự do đã thúc đẩy mạnh mẽ nhu cầu về không gian làm việc linh hoạt. Mô hình này trở thành giải pháp hấp dẫn cho freelancer, startup. Và những cá nhân tìm kiếm môi trường làm việc năng động, sáng tạo. Từ đó, mô hình này đã phát triển nhanh chóng trên toàn cầu. Cùng với sự ra đời của nhiều chuỗi lớn như WeWork, Regus,…

văn phòng chia sẻ
“The Spiral Muse” ở San Francisco do Mel Gunas sáng lập là văn phòng chia sẻ đầu tiên

Ai là người sử dụng mô hình này nhiều nhất?

Khách hàng chính của văn phòng chia sẻ thường sẽ là freelancer, startup, doanh nghiệp nhỏ hoặc chi nhánh tạm thời của công ty lớn. Ngoài ra, nhiều chuyên gia nước ngoài, cố vấn dự án. Hoặc nhóm phát triển phần mềm cũng ưu tiên mô hình này vì sự linh hoạt trong vận hành.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Văn Phòng Chia Sẻ

Tiết kiệm chi phí hiệu quả

Chi phí thuê văn phòng truyền thống thường rất cao. Bao gồm tiền đặt cọc, phí quản lý và chi phí duy trì hàng tháng. Trong khi đó, văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp cắt giảm tới 60% chi phí thuê. Nhờ vào việc sử dụng chung cơ sở hạ tầng.

Ngoài ra, doanh nghiệp không cần đầu tư bàn ghế, máy lạnh, internet hay lễ tân,… Vì mọi thứ đã có sẵn. Đây là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp đang khởi nghiệp. Hoặc mở rộng thị trường.

Linh hoạt về thời gian thuê

Văn phòng chia sẻ cho phép người dùng lựa chọn thời gian thuê phù hợp với tiến độ công việc. Nếu dự án chỉ kéo dài vài tuần. Bạn có thể thuê theo ngày hoặc gói linh hoạt theo giờ.

Việc không bị ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn. Giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý tài chính. Đây là lý do nhiều nhóm khởi nghiệp chọn mô hình này khi thử nghiệm ý tưởng mới.

văn phòng chia sẻ
Mô hình này không cố định thời gian, cho phép người thuê linh hoạt

Tận dụng không gian chung tiện nghi

Hầu hết văn phòng chia sẻ đều được thiết kế hiện đại, tích hợp nhiều tiện ích như pantry, lounge, khu vực thư giãn và phòng họp chuyên nghiệp. Nhân viên có thể sử dụng tất cả các khu vực chung mà không phát sinh chi phí thêm.

Môi trường năng động giúp cải thiện tinh thần làm việc, giảm stress và tăng khả năng sáng tạo trong công việc hàng ngày.

5 Sự Thật Thú Vị Về Văn Phòng Chia Sẻ

1. Không chỉ cho freelancer

Dù nhiều người nghĩ rằng văn phòng chia sẻ chỉ dành cho freelancer, thực tế đã chứng minh điều ngược lại. Nhiều doanh nghiệp lớn như Google, IBM từng sử dụng mô hình này tại các chi nhánh nhỏ hoặc dự án ngắn hạn.

Thậm chí, một số công ty còn thuê trọn sàn để làm văn phòng. Chính vì đánh giá cao môi trường linh hoạt và tối ưu chi phí.

2. Mạng lưới cộng đồng rộng lớn

Một điểm đặc biệt khi làm việc tại văn phòng chia sẻ là cơ hội gặp gỡ, trao đổi và hợp tác với những người đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Đây là nơi hình thành nhiều mối quan hệ kinh doanh, dự án hợp tác. Thậm chí là ý tưởng khởi nghiệp mới.

Nhiều đơn vị quản lý còn tổ chức workshop, networking định kỳ. Ngoài việc để gắn kết cộng đồng, còn giúp tạo giá trị lâu dài cho người thuê.

3. Được trang bị cực kỳ hiện đại

So với nhiều văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ được đầu tư mạnh về thiết kế, trang thiết bị và tiện nghi nội thất. Bàn nâng hạ, ghế công thái học, hệ thống chiếu sáng LED, máy in, máy chiếu, màn hình lớn đều có sẵn.

Không gian được chia rõ ràng giữa khu yên tĩnh và khu trao đổi nhóm. Tạo điều kiện làm việc tối ưu cho mọi đối tượng.

văn phòng chia sẻ
Phòng họp là một trong những tiện ích được đầu tư hiện đại

4. Không gian tạo cảm hứng sáng tạo

Không gian tại văn phòng chia sẻ thường được thiết kế với nhiều màu sắc tươi sáng, cây xanh và khu vực thư giãn. Điều này tạo cảm giác thoải mái, kích thích sự sáng tạo. Ngoài ra, còn tăng cảm hứng làm việc mỗi ngày.

Mỗi khu vực đều được bố trí hợp lý, từ việc thiết kế quầy lễ tân văn phòng sang trọng, quầy tiếp khách hiện đại đến khu gọi điện riêng tư. Tất cả giúp nâng cao trải nghiệm người dùng.

văn phòng chia sẻ
Không gian được thiết kế năng động kích thích sự tư duy, sáng tạo trong lúc làm việc

5. Mô hình có thể tăng năng suất làm việc

Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review, những người làm việc tại văn phòng chia sẻ cảm thấy hài lòng và hiệu quả hơn 15% so với văn phòng truyền thống. Nguyên nhân đến từ môi trường năng động. Không khí tích cực và ít ràng buộc về nội quy.

Việc tự chủ thời gian, lựa chọn chỗ ngồi và tiếp xúc với người mới mỗi ngày. Giúp tinh thần nhân viên luôn được làm mới.

Rõ ràng, văn phòng chia sẻ không đơn thuần là một không gian làm việc. Mà còn là một hệ sinh thái năng động, mang đến vô vàn lợi ích cho người dùng. Với sự linh hoạt, hiệu quả về chi phí và khả năng kết nối không giới hạn, Vacons cho rằng mô hình này chắc chắn sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ. Đồng thời, trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều đối tượng trong tương lai.

Vacons – Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín, sáng tạo